Programmabegeleiding HWBP-projecten

Voorspelbaar en verrassingsvrij

Als alliantie willen wij het Hoogwaterbeschermingsprogramma op stabiele en voorspelbare wijze realiseren. Daarmee beperken wij vertraging, meerkosten en bestuurlijke discussies. Dat draagt bij aan het doel van het HWBP: alle primaire keringen op sobere en doelmatige wijze versterken voor 2050.

Hoe werkt begeleiding?

Een begeleidingsteam bestaat uit een programmabegeleider, een adviseur techniek en een adviseur beheersing. Bij begeleiding vindt afstemming plaats tussen projectteams van beheerders en begeleidingsteams van de programmadirectie.

De begeleidingsaanpak voorziet de programmadirectie van accurate voortgangs- programmerings- en sturingsinformatie van projecten en het programma; zoals over scope, kosten en planning. Bovendien krijgt de programmadirectie een goed beeld van de technische uitwerking. Zo kan het inschatten of de gekozen aanpak leidt tot een sobere en doelmatige dijkversterking.

Wij wilen gezamenlijk tot een goede samenwerkingsrelatie komen. Zodat we slimme dijkversterkingen kunnen realiseren en processen effectiever en efficiënter te laten verlopen. Met deze aanpak kunnen we tussentijds afstemmen over:

• een projectaanpak, in relatie tot de complexiteit en het referentiekader
• ontwikkelingen (bijvoorbeeld kwaliteitsborging, duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit)
• voortgang van de projecten
• marktbenadering
• kennis (bijvoorbeeld leidraden, innovaties)
• voorbereiding van keuzes en besluiten
• subsidiabiliteit van bepaalde kosten

Wij werken risicogestuurd. De begeleidingsteams en projectteams bepalen samen de begeleidingsagenda. Zo beheersen we de belangrijkste risico's voor het project. Dat wil zeggen dat wij bij projectfasen en faseovergangen projectspecifieke risico’s als invalshoek gebruiken. In veel gevallen is informele afstemming tussen een projectteam en een begeleidingsteam voldoende. Soms is afstemming op directeurenniveau of formele vastlegging nodig.

Wat is het resultaat van begeleiding?

Door deze vorm van begeleiding:

• zijn waterschappen beter op de hoogte van de ontwikkelingen in de alliantie en kent de programmadirectie de projectvoortgang. 
• kunnen slimmere dijkversterkingen gerealiseerd worden
• zijn er minder verrassingen bij bijvoorbeeld subsidieaanvragen

Wat betekent dit voor mijn project?

Tijdens de voorbereiding of uitvoering van een projectfase kun je als beheerder vragen hebben aan de programmadirectie over bijvoorbeeld:

• het Hoogwaterbeschermingsprogramma in het algemeen
• verantwoording en rapportages
• kennisontwikkeling
• kwaliteitsborging
• subsidiabiliteit van bepaalde kosten
• Innovaties en duurzaamheid

Ook kun je een bepaalde projectaanpak bespreken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over inhoudelijke uitgangspunten, de inkoopstrategie of beheersaspecten. Het zijn bij uitstek onderwerpen om in een vroeg stadium te bespreken tussen een projectteam en een begeleidingsteam.

Daarnaast werkt het HWBP met het referentiekader projectaanpak en kan gebruik gemaakt worden van een handige rekentool. Hiermee kan, voorafgaand aan het opstellen van het Plan van Aanpak, een inschatting worden gemaakt van het kostenniveau van het project, ter ondersteuning van de subsidiabiliteit (doelmatigheid).

Heb je een vraag of wil je een bepaalde aanpak afstemmen? Neem dan contact op met één van de programmabegeleiders.

Begeleiding continu in ontwikkeling

De begeleidingsaanpak is constant in ontwikkeling. De samenwerking tussen de begeleidingsteams van de programmadirectie van het HWBP en de projectteams van de waterschappen wordt steeds verder verbeterd. 

Want het beoordelen en toetsen van de subsidieaanvragen, ze relateren aan de gehele opgave van het HWBP en zorgen voor een sobere en doelmatige oplossing is een cruciaal proces binnen de alliantie. 

Door extra aandacht te geven aan de samenwerking tussen programmadirectie en waterschappen ontstaat inzicht in elkaars visie en benadering. En wanneer begeleidingsteams en projectteams regelmatig afstemmen, kunnen inhoud en processen effectiever worden doorlopen. 

De eerste 10 jaar dat het HWBP inmiddels bestaat, is veel ervaring opgedaan met begeleiden en toetsen. Om deze ervaringen verder te vertalen, is de begeleidingsaanpak 2.0 gestart. Een aantal werkwijzen en producten daaruit is in 2023 verder gestandaardiseerd. Daarnaast zijn er producten ontworpen die het proces en de samenwerking nog verder vergemakkelijken: 

• Begeleidingsproces
  Een beschrijving van het begeleidingsproces per projectfase en een beschrijving van de interactie op bepaalde momenten tussen bepaalde betrokkenen: (projectteam-begeleidingsteam, teammanager-programmamanager, directeur HWBP-directeur waterschap, bestuur HWBP-bestuur waterschap) . 
• Begeleidingsagenda
  Gespreksleidraad tussen programmadirectie en waterschap. Rond nieuwe issues, maar bijvoorbeeld ook rond kennisuitwisseling of het in kaart brengen van risico’s.
• Workshop 'Inleven in elkaars rol'
  In deze workshop worden oefeningen aangereikt om patronen te doorbreken, de wijze van bevragen te veranderen en gedachten over de situatie en intenties van de ander bij te stellen. Het speelt in op de ‘ladder van effectief samenwerken’ Het is nodig om elkaar te kennen en in lastige situaties te begrijpen, waarderen en vertrouwen. Soms is het handig om een stapje terug te doen en te investeren. 
• Directeurenagenda
  Een standaard agenda voor het directeurenoverleg. Het helpt om het gesprek te structureren en het op (waterschap) programmaniveau te voeren. 
• Jaarkalender
  Een jaarkalender helpt om de voorspelbaarheid en het inzicht in elkaars dagelijkse werkelijkheid te vergroten. Het bestaat uit een overzicht van de interactiemomenten tussen waterschappen en programmadirectie die losstaan van het subsidieproces. Ze worden door diverse professionals ingevuld en gaan over diverse zaken, zoals contact programmabestuur, verantwoorden, programmeren, kennis en innovatie. 

> Naar de hoofdpagina 'Werkwijze'