Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit wie verantwoordelijk is, hoe je contact met ons op kan nemen bij vragen over je persoonsgegevens, in welke gevallen er persoonsgegevens worden verwerkt en welke rechten je hebt ten aanzien van je eigen persoonsgegevens.

Deze verklaring is voor het laatst herzien op 21 juli 2020.

Verwerkingsverantwoordelijke(-n)

Het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) is een alliantie van de waterschappen en Rijkswaterstaat (RWS). Voor deze privacyverklaring sluiten wij aan bij het beleid van RWS.

Rijkswaterstaat is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). De minister IenW is als bestuursorgaan verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor de uitvoering van de regelgeving heeft de minister een deel van haar taken gemandateerd aan Rijkswaterstaat. Voor verwerkingen die voor deze taken worden gedaan, is deze verantwoordelijkheid nader ingevuld binnen Rijkswaterstaat.

Rijkswaterstaat heeft daartoe een eigen privacybeleid en een eigen verantwoordelijkheid voor het borgen van de rechten van betrokkenen bij deze verwerkingen. In deze verklaring lees je hoe HWBP deze invult.

Contactgegevens

Vragen over deze privacyverklaring en privacy in het algemeen kun je mailen naar: privacycoordinator@rws.nl  

Het ministerie van IenW heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG van IenW is te bereiken op het volgend e-mailadres: fg@minienm.nl

Welke gegevens worden door HWBP verwerkt?

HWBP verwerkt jouw persoonsgegevens ter vervulling van zijn taken van algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag dat aan HWBP is opgedragen en/of omdat jij deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Organisatie
• Functie
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Dieetwensen en/ of voedselallergieën

Verwerkt HWBP bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens?

Het HWBP heeft niet de intentie gegevens te verzamelen met betrekking tot bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld op het gebied van godsdienst, politieke voorkeur, medische gegevens of strafrechtelijke gegevens). In het geval wij deze gegevens ontvangen, ontkomen wij er niet aan om deze tijdelijk op te slaan. De gegevens worden vervolgens in een zo vroeg mogelijk stadium vernietigd.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt HWBP persoonsgegevens?

Rijkswaterstaat verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Organiseren van een evenement, waaronder het plannen van workshops en opleidingen toegang verlenen tot evenement, communicatie over het evenement.
2. Verzenden van onze nieuwsbrief.
3. Reageren op jouw vraag via een contactformulier.
4. Jou de mogelijkheid te bieden een account aan te maken en toegang te geven tot het besloten gedeelte van de website van het HWBP.

De verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen:

1. Wij vragen jouw toestemming voor het ontvangen van een nieuwsbrief. Je kunt jouw toestemming te allen tijden intrekken.
2. Het geven van informatie over het HWPB en het reageren op jouw vragen is onderdeel van onze publiekrechtelijke taak. Het is noodzakelijk om daarvoor jouw persoonsgegevens te verwerken.

HWBP neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit).

Hoe lang bewaart het HWBP persoonsgegevens?

HWBP bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Persoonsgegevens kunnen voor langere perioden worden opgeslagen met het oog op archivering in het algemeen belang. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

(Categorie) persoonsgegevens	Bewaartermijn
De persoonsgegevens die worden verwerkt voor de organisatie van een evenement/ opleiding.	Tot uiterlijk 6 maanden tot een jaar na afloop van het evenement/ opleiding bij de leverancier. Nadat de gegevens worden geretourneerd aan HWBP wordt het vernietigd bij de leverancier.

Delen van persoonsgegevens met derden

Voor veel projecten werkt het HWBP samen met andere partijen. Soms is het hiervoor noodzakelijk om persoonsgegevens aan deze partijen te verstrekken. Hierbij kan sprake zijn van een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen of van een verwerkersrelatie. Met deze externe partijen worden afspraken gemaakt over de zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens

Cookies, of vergelijkbare technieken, die HWBP gebruikt

Lees meer over het gebruik van cookies op de website van het HWBP

Persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door HWBP en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jouw genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens via het contactformulier verzenden aan het HWBP.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij aan jou een kopie van jouw identiteitsbewijs (ID-bewijs) met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy.

Je kunt ook gebruik maken van de ‘KopieID’ app om een veilige kopie te maken van jouw ID-bewijs. Meer informatie hieronder kun je vinden op de website van de Rijksoverheid.

Ben jij een wettelijke vertegenwoordiger of een gemachtigde? Dan hebben wij ook een bewijs hiervan nodig. Denk aan een machtiging.

HWBP zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op jouw verzoek reageren. Bij complexe vraagstukken hanteert HWBP een doorlooptijd van maximaal drie maanden vanaf het moment dat jouw verzoek bij ons binnenkomt. Mocht dit van toepassing zijn, wordt je hiervan op de hoogte gesteld.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

HWBP neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Net als Rijkswaterstaat hanteert HWBP hierbij de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR). De BIR is een normenkader voor de beveiliging van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid en richt zich, met name, op de aspecten vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacycoordinator@rws.nl  

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens staan in de algemene verordening gegevensbescherming.

HWBP wil je er op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Eventuele aanpassingen in het gebruik van persoonsgegevens worden opgenomen in deze verklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.