Rapporteren en verantwoorden
De programmadirectie van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) rapporteert aan het programmabestuur over de voortgang. Dit gebeurt elk kwartaal. Daarnaast stelt het HWBP jaarlijks een jaarbericht op.
Wat zijn de voortgangsbrieven en de halfjaarrapportages?
De voortgangsbrieven en de halfjaarrapportages hebben als doel om de voortgang (tijd en scope) en financierbaarheid (geld) in het huidige jaar te laten zien (voortgangsbrieven) en daarnaast ook een doorkijk van het HWBP-programma tot 2050 te geven, ten opzichte van de gestelde doelen en ambities (halfjaarrapportages). Het doel van het HWBP is om alle primaire keringen in 2050 aan de norm te laten voldoen, zoals afgesproken is in het Bestuursakkoord Water.
Om dit doel te bereiken heeft de alliantie HWBP twee ambities:
- gemiddeld 50 kilometer dijk per jaar te laten voldoen aan de norm
- met de gemiddelde kosten van € 7,0 miljoen per kilometer (prijspeil 2014).
Bij het signaleren van afwijkingen op de gestelde ambities treffen we, waar mogelijk, beheersmaatregelen om bij te sturen.
Hoe komt de Q-rapportage tot stand?
De projectteams van een waterbeheerder (waterschap of Rijkswaterstaat) leveren, in samenspraak met de begeleidingsteams van de programmadirectie HWBP, elk half jaar via het Verzoek tot Mutatie (VtM) hun VtM-formulieren aan bij de programmadirectie. Hierin geven zij eventuele gewijzigde prognoses voorzien van een korte toelichting van hun projecten af voor:
- planning: halen de projecten de afgesproken mijlpalen?
- scope: verandert het aantal kilometers traject dat moet voldoen aan de norm?
- geld: wordt een project duurder of goedkoper?
Bekijk het Verzoek tot Mutatie formulier
Het Verzoek tot Mutatie (VtM) proces
In het VtM-formulier geeft een projectteam aan welke mutaties er zijn in scope, tijd en geld ten opzichte van de gemaakte afspraken ligt. Nadat de projectteams hun VtM-formulier hebben aangeleverd, doet de programmadirectie HWBP een analyse op de gegevens van de voor wat betreft volledigheid, duidelijkheid en integraliteit. Waar nodig vraagt zij om aanvullende informatie.
De VtM-formulieren van de waterbeheerders vormen de basis voor het opstellen van de programmering van het HWBP en de programmarapportage. Deze rapportages gaan via het managementteam van de programmadirectie HWBP en het afstemoverleg (AO) naar het programmabestuur HWBP. Daarnaast gaat twee keer per jaar (het tweede en vierde kwartaal) een programmarapportage naar de Minister van Infrastructuur en Waterstaat.
Wat doet de programmadirectie HWBP binnen het verantwoordingsproces?
De programmadirectie HWBP bewaakt de voortgang van het programma. Dat doet de programmadirectie door informatie over de voortgang systematisch, eenduidig en periodiek te verzamelen en te analyseren. Op het moment dat de programmadirectie risico’s voor het programma signaleert, proberen zij samen met de alliantiepartners hiervoor beheersmaatregelen te vinden en te implementeren. We hanteren daarbij de alliantieprincipes, zoals solidair, best for program en betrouwbaar.
Jaarbericht
In het jaarbericht (jaarverslag) staat welke voortgang de alliantie in een bepaald jaar heeft gemaakt met de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Wij beschrijven de resultaten (opgave en financiën) en gezamenlijke thema’s als samenwerking, innovatie, duurzaamheid, communicatie en de ontwikkeling van ons de lerende alliantie.