Deze pagina beschrijft de werkwijze voor het verlenen en vaststellen van subsidies voor reguliere projecten (niet innovaties). Aan het begin van een projectfase van een HWBP-project wordt een subsidie verleend en veelal een voorschot verleend. Na afronding van de fase wordt de subsidie definitief vastgesteld. De subsidie is dan definitief en kan niet meer gewijzigd worden.
Op deze pagina komen de volgende onderwerpen aan bod:
- Een uitleg over het moment van indienen van de subsidieaanvragen voor verlenen en vaststellen en hoe deze samenhangen
- Een beschrijving van de eindverantwoording (verantwoordingsrapportage) die door een project wordt opgesteld aan het einde van de fase.
- Een uitleg over de informatie die in een aanvraagbrief voor de subsidievaststelling en subsidieverlening moet staan.
Moment van indienen aanvraag
- Tegelijk: De aanvraag voor vaststelling van de subsidie van de afgeronde fase, wordt in principe tegelijk ingediend met de subsidieaanvraag voor het verlenen van de volgende fase. Op deze wijze kan de integraliteit tussen de fases het beste worden beoordeeld. Ook kan worden beoordeeld of er activiteiten van de afgeronde fase zijn doorgeschoven naar de volgende fase en correct zijn verrekend.
- 6 maanden: Zowel de aanvraag voor subsidievaststelling als de aanvraag voor subsidieverlening van de vervolgfase wordt uiterlijk 6 maanden nadat het hoofdproduct opgeleverd ingediend.
Onderbouwd afwijken is in overleg met begeleidingsteam mogelijk (comply or explain).
NB. Bij de overgang tussen voorverkenning en verkenning is expliciet in de regeling opgenomen dat de aanvraag voor vaststelling van de voorverkenning ontvangen moet zijn voordat de subsidie voor de verkenning verleend kan worden. Hier geldt derhalve geen comply or explain.
Toelichting
- De subsidieregeling bepaalt dat een aanvraag voor subsidieverlening moet worden ingediend voordat de activiteiten van een projectfase zijn afgerond. De aanvraag voor subsidievaststelling moet uiterlijk 6 maanden na voltooiing van de projectfase worden ingediend. Voor de afronding van de fase is een eindverantwoording nodig om te beoordelen of de activiteiten en resultaten, waarvoor subsidie verleend is, uitgevoerd en geleverd zijn. Die eindverantwoording is ook nodig voor het verlenen van subsidie voor de volgende fase als onderbouwing voor de geplande activiteiten en kosten. Ook kan op die manier beoordeeld worden of er dubbelingen tussen de fases zitten.
De samenhang tussen de projectfases en de subsidie kan het beste geborgd worden als de aanvraag voor subsidievaststelling van de afgeronde fase tegelijk wordt ingediend met de aanvraag voor subsidieverlening voor de volgende fase. De 6 maanden termijn geldt daarmee ook voor de subsidieverlening voor de volgende fase.
- Het kan voorkomen dat het gezamenlijk aanvragen van de subsidieverlening en subsidievaststelling tot bezwaren leidt vanuit het project. Daarom kan onderbouwd worden afgeweken van het tegelijk indienen (comply or explain). Het project stemt hierover tijdig af met het begeleidingsteam van de PD HWBP.
- De aanvraag voor subsidievaststelling van de realisatiefase dient binnen 6 maanden na voltooiing van de fase plaats te vinden. Klik door voor meer informatie over het vaststellen van de subsidie voor de realisatiefase.
Inhoud eindverantwoording (verantwoordingsrapportage)
Na afronding van een projectfase legt een project verantwoording af over de behaalde resultaten en uitgevoerde activiteiten. Het doel hiervan is te kunnen bepalen of de resultaten en activiteiten waarvoor subsidie verleend is, ook zijn geleverd en uitgevoerd.
Het moment van de eindverantwoording kan ook worden benut als reflectiemoment, om het lerend vermogen van de alliantie te vergroten. Hieronder wordt per fase benoemd welke onderwerpen opgenomen dienen te worden in de eindverantwoording. Het detailniveau van de eindverantwoording is onderwerp van gesprek tussen het begeleidingsteam en het projectteam.
Vereisten aan aanvraagbrief subsidieverlening en –vaststelling
De volgende onderdelen dienen opgenomen te zijn in een aanvraagbrief voor subsidieverlening en – vaststelling.
|
Subsidieverlening |
Subsidievaststelling |
|---|---|
|
Adressering: |
Adressering: |
|
Projectcode en projectnaam |
Projectcode en projectnaam |
|
- |
Kenmerk en datum van de ontvangen subsidiebeschikking, waarop aanvraag tot vaststelling van toepassing is |
|
Fase waarvoor subsidie wordt gevraagd |
Fase waarvoor subsidievaststelling wordt gevraagd |
|
Het programma waarop het project vermeld staat |
Het programma waarop het project vermeld stond |
|
Verwijzing naar Plan van aanpak, datum en kenmerk |
Verwijzing naar de mee te sturen eindverantwoording over de activiteiten/resultaten van de afgelopen fase en het oorspronkelijke plan van aanpak (zie voor inhoud eindverantwoording de tekst hierboven) |
|
De scope van het project (aantal meters dijkversterking en aantal kunstwerken), indien van toepassing aangeven als er iets bijzonders aan de hand is met de scope, bv tussenvakken of nog niet beoordeelde trajecten |
de scope van het project (aantal meters en aantal kunstwerken), indien van toepassing aangeven als er iets bijzonders aan de hand is met de scope |
|
De hoogte van het aangevraagde subsidiebedrag |
Bedrag gerealiseerde kosten van de projectfase (voortvloeiend vanuit aanbevelingen evaluatie van de Regeling). |
|
Welk voorschot aangevraagd wordt (bedrag(en) en jaartal(len)) |
De hoogte van het vast te stellen subsidiebedrag, indien van toepassing aangeven waarom vast te stellen subsidiebedrag afwijkt van subsidieverlening |
|
Indien van toepassing: Aanvraag indexering (conform gewijzigde subsidieregeling per 1 april 2021) |
Indien bij de subsidieverlening verzocht is gebruik te maken van de mogelijkheid tot indexering: aangeven of er bij de subsidievaststelling indexering gewenst is. |
|
Planning op hoofdlijnen |
Welke voorschotten ontvangen zijn (bedrag(en) en jaartal(len)) |
|
Welke resultaten in de fase bereikt worden |
Datum fase afgerond, indien van toepassing onderbouwen waarom is afgeweken van de indieningstermijn van 6 maanden na beëindiging fase voor de vaststelling van de subsidie |
|
(Bestuurlijke) ondertekening, conform mandaatregels waterschap |
Verwijzen naar eindverantwoording over welke resultaten in de fase bereikt zijn, indien van toepassing aangeven waarom deze afwijken van vooraf opgegeven te bereiken resultaten en wat dit betekent voor het subsidiebedrag |
|
- |
(Bestuurlijke) ondertekening, conform mandaatregels waterschap |
Meer weten over subsidieaanvraag?
Neem contact op met de programmabegeleider van de programmadirectie.