Referentiekader

Wanneer is een projectaanpak subsidiabel?

De evaluatie van de subsidieregeling (2019) liet zien dat er binnen de alliantie behoefte is aan een eenduidig antwoord op deze vraag. Want waar de subsidieregeling leidend is voor financiering van de projecten, hebben waterschappen de vrijheid om zelf de aanpak van dijkverbeteringsprojecten te bepalen. Duidelijkheid over subsidiabiliteit van een projectaanpak is dan van belang. In 2021 is de eerste versie van het referentiekader in gebruik genomen. In 2023 is deze verder ontwikkeld en komende jaren zal deze continu worden geëvalueerd en doorontwikkeld.

Inzicht door te vergelijken

Het referentiekader bevat referentiewaarden op basis van ervaringscijfers van onder meer HWBP2, HWBP en Ruimte voor de Rivier-projecten. De afspraak is om in komende jaren data vanuit de alliantie te verzamelen zodat de referentiewaarden ook op basis van ervaringscijfers van het huidige HWBP opgesteld kunnen worden. Deze richtinggevende informatie moet het financiële perspectief bij de toetsing op subsidieaanvragen verbreden en houvast geven aan subsidieaanvrager en –verlener. Het moet ondersteunen bij het gesprek over het project, de aard en complexiteit van de opgave en de te maken kosten voor het realiseren van deze opgave. Het referentiekader biedt projectteams en de programmadirectie handvatten om gezamenlijk het gesprek te voeren over de doelmatigheid van de projectaanpak. Daarnaast gebruikt de programmadirectie HWBP het kader ook om, in de rol van subsidieverlener, te komen tot een oordeel over de mate waarin de aanpak subsidiabel is. In beide gevallen wordt het referentiekader bottom-up toegepast.

Met het toepassen van dit referentiekader wil de alliantie HWBP het volgende bereiken:

• Het referentiekader geeft richting aan projectteams. Het referentiekader biedt vroegtijdig en op basis van generieke richtlijnen en bandbreedtes inzicht in wat een project in een bepaalde fase zou kunnen kosten;
• Het referentiekader ondersteunt bij de dialoog tussen projectteams en programmadirectie. Het referentiekader is een hulpmiddel voor het gesprek over wat een passend kostenniveau is voor een projectspecifieke opgave;
• Het referentiekader draagt bij aan de alliantieprincipes. Het referentiekader ondersteunt bij het duiden van het kostenniveau op basis van de projectaanpak en draagt bij aan onderlinge kennisuitwisseling. Dit versterkt de alliantieprincipes transparant, voorspelbaar en verrassingsvrij.

Daarmee biedt het referentiekader een gezamenlijk en realistisch perspectief, met oog voor project specifiek maatwerk en ieders rol binnen de alliantie. Want ook de begeleidingsteams uit de programmadirectie HWBP maken gebruik van dezelfde data bij reviews en toetsing. Het referentiekader draagt op deze manier bij aan een tijdige, objectieve en transparante dialoog over projectkosten.

Bekijk het document 'Referentiekader projectaanpak HWBP'

Bekijk de flyer Toepassing referentiekader.

Oog voor maatwerk

Met behulp van het referentiekader en de bijbehorende rekentool kunnen projectteams, voorafgaan aan het opstellen van het Plan van Aanpak, een inschatting maken van het kostenniveau van het project. Het verdient de voorkeur om als projectteam dit samen met het begeleidingsteam te doen, om een gezamenlijk vertrekpunt te creëren.

Het instrument houdt hierbij rekening met verschillen in complexiteit van projecten. De complexiteit van een project is afhankelijk van de opgave, omgeving, maar ook van de gekozen projectaanpak. Projectteams hebben daarmee ook invloed op de mate van complexiteit. Voorbeelden hierbij zijn de gekozen technieken, contractvorm, financieringsstructuur en invulling van stakeholdermanagement.

Voor het duiden van complexiteit geeft het referentiekader richting o.b.v. het complexiteitenmodel van grote infrastructuurprojecten2. Dit model dient als hulpmiddel om het gesprek tussen project- en begeleidingsteam goed te kunnen voeren. Het is daarbij belangrijk dat de complexiteitsinschatting in elke fase van het project opnieuw beschouwd wordt.

Definitie ‘doelmatig’ bij projectaanpak

Elk project en dus elke projectaanpak is anders. De subsidieregeling biedt ruimte voor projectspecifiek maatwerk. Binnen de kaders van de subsidieregeling, richt de projectaanpak zich op beheersing van risico’s bij de opgave en van omgevingsfactoren. Er is sprake van een doelmatige projectaanpak, wanneer de aanpak en de kosten in verhouding staan tot de opgave van het project met als randvoorwaarde de kaders van de subsidieregeling. De projectaanpak (strategisch, tactisch, operationeel) is een ‘logisch gevolg’ van de aard van de opgave en de omgeving waarin deze opgave gerealiseerd moet worden.

Toepassen van het referentiekader

De bottom-up benadering is en blijft leidend en de top-down referentiewaarden zijn daarbij richtinggevend. Dus als een plan van aanpak buiten de bandbreedte van het kader valt, wil dat niet zeggen dat de aanpak per definitie niet subsidiabel is. Als een plan van aanpak binnen de bandbreedte valt, wil dat niet per definitie zeggen dat de aanpak wél subsidiabel is. Het referentiekader is onderdeel van de begeleidingsaanpak en is ondersteunend aan de dialoog tussen beheerder en begeleidingsteam.

• Download de handige rekentool, waarin je jouw (geschatte) kosten kunt invullen en vergelijken.

Samen blijven leren

Om de effectiviteit van het instrument te beoordelen, is het de bedoeling om via een monitoringsprogramma de werkelijk gemaakte kosten op onderdelen te registreren. Verdere verbetering van het referentiekader is beoogd door het instrument te voorzien met meer data. Want door kennis met elkaar te delen, kunnen we onze krachten optimaal bundelen en onze projecten slimmer, beter en doelmatiger uitvoeren.

Meer informatie?

Neem voor vragen of opmerkingen contact op met de adviseur programmabeheersing van je begeleidingsteam.