Einde HWBP-project & subsidie

In het Plan van Aanpak beschrijft het waterschap het vaststellingsmoment voor de subsidie. Dit Plan van Aanpak is, met de beschikking die daarop wordt afgegeven, de afspraak die de beheerder met de subsidiegever maakt en nakomt. In dat Plan van Aanpak staan alle activiteiten beschreven, die nodig zijn om het ontwerp te realiseren. Het ontwerp is in de planuitwerkingsfase gedefinieerd aan de hand van het programma van eisen en getoetst op sober en doelmatig en verwoord in de scope. Het plan van aanpak inclusief de scope bepaalt de referentie waaraan getoetst wordt of de maatregelen gerealiseerd/gereed zijn. In de verantwoording bij vaststelling gaat het dus om wat in de beschikking bij de subsidieverlening is afgesproken.

Reden waarom contract met aannemer niet leidend is voor subsidievaststelling

Tijdens de realisatiefase neemt een beheerder vrijwel altijd een aannemer in de arm voor de daadwerkelijke uitvoeringswerkzaamheden. De stappen die samenhangen met de uitvoering van het contract zijn onderdeel van de voortgang, maar niet bepalend voor de markering van het eind van de subsidierelatie tussen beheerder en subsidieverlener.

In Deel B Handreiking subsidiabele en niet-subsidiabele kosten voor toepassing van de Regeling subsidies Hoogwaterbescherming 2014, paragraaf 2.3 staat momenteel echter opgenomen: “Kosten voor beheer en onderhoud van de maatregel na het moment van het tekenen van het proces verbaal van oplevering zijn niet subsidiabel”. Hoewel het werk minimaal dient te zijn opgeleverd, is er daarna mogelijk ook nog sprake van een aantal activiteiten ter afronding van de realisatie van het ontwerp.

Reden waarom Projectplan Waterwet (PPWW) niet leidend is voor subsidievaststelling

In het projectbesluit als bedoeld in afdeling 5.2. van de Omgevingswet staat beschreven welk ontwerp de beheerder wil gaan realiseren. Goedkeuring hiervoor wordt gegeven door Gedeputeerde Staten van de Provincie. Hoewel voor de verlening van de subsidie van de realisatiefase een goedgekeurd Projectbesluit wordt vereist, is de subsidieverlener (de minister) geen partij bij de afspraken tussen beheerder en provincie.

In het Projectbesluit kunnen randvoorwaarden worden opgenomen voor de uitvoering, die in een later stadium concreet worden ingevuld. Het Projectbesluit zelf kan dus niet als leidend voor de markering van einde project worden genomen. Wel zal de scope, zoals die in het Plan van Aanpak voor de realisatiefase staat weergegeven (en die overeenkomt met de scope in het Projectbesluit) gerealiseerd moeten worden door het waterschap.

De aanvraag tot vaststelling vindt plaats uiterlijk zes maanden nadat de activiteiten uit het plan van aanpak zijn uitgevoerd, is een basisprincipe van de regeling (artikel 12). Dat moment kan veel later zijn dan het moment waarop de bulk van de activiteiten/ het hoofdproduct, het gerealiseerde ontwerp gereed is. Bij een langere periode voor bijvoorbeeld grasmatontwikkeling leidt dat tot een lange projectstaart, voordat alle activiteiten uit het Plan van Aanpak zijn uitgevoerd.

Daarom verdient het de voorkeur om, op het moment dat de bulk van het werk is uitgevoerd (en het projectteam nog aanwezig is) de verantwoording op te stellen en de subsidie formeel vast te laten stellen, dus voordat alle activiteiten zijn uitgevoerd. Zoals vermeld bij ad 1) dient een afspraak over het moment van subsidievaststelling opgenomen te worden in de realisatiebeschikking.

Kosten subsidiabel als ze onderdeel zijn van de realisatie

In vrijwel alle contracten is een onderhoudstermijn van de aannemer opgenomen, nadat de bulk van het werk is uitgevoerd. Er heeft een opname plaatsgevonden en restpunten dienen te worden uitgevoerd als onderdeel van het contract. Indien er ook een extra inspanning in het Plan van Aanpak staat opgenomen (niet per se als onderdeel van het contract) om bijvoorbeeld in de eerste jaren na uitvoering een goede dichte grasmat te laten ontstaan, dan horen die werkzaamheden bij de realisatiefase en zijn ze subsidiabel, als ze nodig zijn om aan de eisen aan het ontwerp te voldoen. Deze kosten beschrijft een waterschap dus vooraf in het Plan van Aanpak.

Regulier beheer niet subsidiabel
Regulier beheer daarna is niet subsidiabel. Het formeel vaststellen voordat alle activiteiten zijn uitgevoerd, is mogelijk op grond van artikel 4:44 van de Algemene Wet Bestuursrecht, waarin uitzonderingen worden gemaakt op de hoofdregel dat activiteiten moeten zijn afgerond voordat de subsidie kan worden vastgesteld, als dit in een overeenkomst anders wordt geregeld (zie lid 1 sub c van artikel 4:44 Awb). Voor de dan nog uit te voeren activiteiten komen we een werkdocument overeen, waarin de afspraken over afronding worden vastgelegd. De subsidie voor deze werkzaamheden is al verstrekt ten tijde van de subsidieverlening, waarbij dan ook werkafspraken worden gemaakt over de afronding.

Geen Dijk veilig-brief als vereiste, maar eindverantwoording (verantwoordingsrapportage)
In de afgelopen jaren is ten behoeve van de vaststelling realisatiefase een zogenoemde Dijk veilig-brief gevraagd. De subsidieregeling kent deze term niet. Regelmatig ontstaat vervolgens de vraag wat de definitie is van ‘Dijk veilig’? Want dan zou de dijk aan het eind van de realisatiefase aan de norm moeten voldoen. Ten eerste vragen we niet om die toets te doen. Ten tweede groeit een dijk soms pas in de jaren daarna, bijvoorbeeld met een teruglopende wateroverspanning, naar de norm toe. Bij een damwand kan wel na de werkzaamheden worden gesteld dat de dijk meteen voldoet, bij gronddijken zijn er in de ondergrond nog wateroverspanningen aanwezig die er voor zorgen dat de dijk nog niet afdoende stabiel is en bij te ontwikkelen grasmatten neemt dat enkele jaren in beslag.

Ten behoeve van de vaststelling van de subsidie hoeft het waterschap geen Dijk veilig-brief te overleggen aan de programmadirectie HWBP,  maar toont de beheerder aan dat de maatregelen zijn uitgevoerd waarmee de waterveiligheid wordt verbeterd. Met andere woorden: de activiteiten zijn afgerond, die nodig waren om het ontwerp (op basis van de scope/het programma van eisen) te realiseren, waarmee de waterveiligheid wordt verbeterd.

Het aantonen gebeurt wanneer het waterschap een eindverantwoording (verantwoordingsrapportage) opstelt. In de verantwoording wordt ook ingegaan op opgetreden wijzigingen tijdens de realisatiefase en de acceptatie van het werk door het waterschap.

Het HWBP is een uitvoeringsprogramma, verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van dijkversterkingen of andersoortige maatregelen. Dat betekent dat een subsidieproject na vaststelling van de realisatiefase van het programma kan worden afgevoerd. De programmadirectie meldt dan het aantal gerealiseerde kilometers versterkte dijk en/of versterkte kunstwerken. Bij niet-fysieke maatregelen kan worden gemeld: ‘Maatregel uitgevoerd’. Maar dus niet hoeveel kilometers dijk veilig zijn. Dit is een verantwoordelijkheid die bij de beheerder ligt, in het kader van de zorgplicht, en op een andere wijze wordt gerapporteerd. Het waterschap verwerkt het aantal gerealiseerde kilometers dijkversterking in het Waterveiligheidsportaal.