Risicomanagement

In de subsidieregeling HWBP is opgenomen dat versterkingsmaatregelen met een sober en doelmatig ontwerp in aanmerking komen voor een reguliere subsidie. Om een subsidie aan te vragen dient een waterschap een plan van aanpak in, tezamen met o.a. een bijbehorend risicodossier. Bij HWBP werken we volgens de RISMAN-methode voor het risicomanagement van projecten.

De RISMAN-methode

Deze methode is ontwikkeld in een samenwerkingsverband tussen RWS Bouwdienst, NS Railinfrabeheer, Twynstra Gudde, TU Delft en Gemeentewerken Rotterdam. Op de pagina 'RISMAN-methodiek' vind je informatie over het toepassen van de RISMAN-methodiek op HWBP-projecten.

Risicomanagement in het projectteam

Risicomanagement is in het IPM-model belegd bij projectbeheersing. Het is echter een integraal proces waarbij alle IPM rollen betrokken dienen te worden, zodat de risicoanalyse een integraal beeld oplevert. Binnen projectbeheersing is een adviseur risicomanagement - of een teamlid met deze rol - verantwoordelijk voor het proces van risicomanagement. Het eindresultaat is een gekwantificeerd risicodossier dat de risicoreservering onderbouwt.

Type risico’s

In het risicodossier gaat het om twee soorten risico’s: benoemde en onbenoemde risico’s.

Benoemde (of voorziene) risico’s zijn de risico’s die zijn voorzien van een kwantificering.
Onbenoemde (of onvoorziene) risico’s zijn de risico’s die tijdens een risicoanalyse nog niet inzichtelijk zijn. Hiervoor wordt meestal een procentuele reservering opgenomen in de kostenraming, zodat er een extra reservering beschikbaar is in het geval zich een onvoorziene gebeurtenis voordoet.

Risicodossier

Het projectteam van het waterschap benoemt, kwantificeert en onderbouwt de voorziene risico’s middels een risicoanalyse en neemt deze op in een risicodossier (onvoorziene risico’s worden middels een procentuele opslag/reservering opgenomen in de raming). Het risicodossier (zie standaard format) dient zelfstandig leesbaar te zijn en bevat de volgende onderdelen:

Voorziene risico’s, met beschrijving van incident – oorzaak- gevolg en kwantificering ;
Onderbouwing van de kwantificering;
Beheersmaatregelen en status/voortgang van beheersmaatregelen;
Inschatting actueel risico: kans van optreden en consequenties in tijd en geld;
Inschatting restrisico (na beheersing): kans van optreden en consequenties in tijd en geld.

Het risicodossier bevat zowel endogene als exogene risico’s.

Duidelijk moet zijn of de restrisico’s consequenties in tijd en/of geld hebben. Op basis hiervan worden de risico’s opgenomen in de planning en/of in de raming.

Conform de PPI-planningssystematiek worden alleen endogene risico’s die consequenties voor de tijd hebben meegenomen in de berekening van de probabilistische (P50) doorlooptijd van de fase van het project. Een P50 mijlpaal betekent dat de mijlpaal met een waarschijnlijkheid van 50% op tijd wordt gehaald. Meer informatie hierover is terug te vinden op de webpagina over planningsmanagement.

Als restrisico’s consequenties voor geld hebben, dan worden deze in de raming opgenomen. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen endogene en exogene risico’s. Ook de opslag van de onvoorziene risico’s en de uitloopkosten (P50) worden in de raming opgenomen.

Risicoreservering en de subsidieregeling HWBP

De subsidieregeling is de grondslag voor subsidieverstrekking voor het versterken van primaire waterkeringen. Bij een subsidieaanvraag worden de aangeleverde gegevens getoetst aan de regeling, waaronder de risicoreservering.

In de volgende artikelen is aangegeven dat de kosten voor risicoreserveringen voor voorziene en onvoorziene risico’s subsidiabel zijn:

Voorverkenning - Artikel 14a lid 2 d
Verkenning - Artikel 2 lid 1 i
Planuitwerking - Artikel 3 lid 1 h
Realisatie - Artikel 4 lid 1 j
Innovatie - n.v.t. (zie toelichting verderop)

Kosten subsidiabel of niet?

De kosten voor de te treffen beheersmaatregelen. Voorwaarde is dat de beheersmaatregelen doelmatig zijn, dus niet duurder of ingrijpender dan het risico dat je ermee beheerst. De kosten worden opgevoerd bij de hierop betrekking hebbende kostenposten in de SSK-raming en worden onderbouwd in de kostennota.
Financiële inschatting gevolgen voorziene (endogene en exogene) risico’s. De berekende waarde van de restrisico’s (na beheersing) is subsidiabel. Er is geen maatgevende waarde. Dit om te voorkomen dat er naar deze waarde toe gerekend wordt. Tijdens de toets wordt de waarde van de benoemde risico’s beoordeeld.
Financiële inschatting onvoorziene risico’s. Omdat een risicodossier per definitie onvolledig is, mag in de raming een onzekerheidsopslag worden gehanteerd. Vanuit het HWBP is voor de voorverkenning, verkenning en planuitwerking het percentage vastgesteld op de maatgevende waarde van maximaal 5% van de voorziene kosten van de betreffende fase.
(Voorziene kosten in een fase bestaat uit onderzoekskosten, engineering, interne kosten en inhuur, vastgoed en bijkomende kosten. Het percentage mag niet berekend worden over reeds gerealiseerde kosten en over opslagen vanuit een programmabureau.) Hiervoor geldt comply or explain: bij overschrijding van het percentage moet een gedegen en gemotiveerde onderbouwing worden gegeven.

Voor de realisatiefase geldt geen maximale maatgevende waarde, de waarde van onvoorziene risico’s wordt beoordeeld tijdens de toets.
Uitloopkosten (verschil tussen P50-planning en deterministische planning). Let erop dat deze uitloopkosten niet ook al als gevolgkosten (capaciteitskosten) zijn opgenomen bij de benoemde risico’s. Hiermee wordt een dubbeltelling voorkomen.

Voor alle bovenstaande posten geldt dat deze in principe subsidiabel zijn. De programmadirectie HWBP beoordeelt de subsidiabiliteit tijdens de toets op de subsidieaanvraag, waarbij de risicoreservering wordt beoordeeld in verhouding tot de aard van het project en de complexiteit van het werk en de omgeving.

Voor wat betreft de exogene risico’s zijn er in Artikel 11 van de regeling twee exogene risico’s gedefinieerd die niet mogen worden meegenomen in de raming, omdat deze op programmaniveau zijn belegd:

Wijzingen in wet- en regelgeving.
Een wijziging van de reikwijdte van de maatregel, voor zover de wijziging van de reikwijdte plaatsvindt op initiatief of aanwijzing van de Minister van Infrastructuur en Waterstaat.

Risicoreservering bij innovatie projecten

Bij innovatie wordt op basis van nacalculatie gesubsidieerd. Het gaat dan om werkelijk gerealiseerde kosten voor het project. In artikel 18, lid 1 staat opgenomen welke kostenposten subsidiabel zijn bij innovatieve projecten. In dit artikel is niet opgenomen dat een risicoreservering subsidiabel is. Bij aanvang van een innovatief project wordt een subsidie aangevraagd o.b.v. een raming. Hierbij kan wel een risicoreservering worden opgenomen o.b.v. een actueel risicodossier. In het voorschot dat wordt gegeven bij de start van het project wordt de risicoreservering dus wel gesubsidieerd, zodat het project voldoende budget heeft om het project af te ronden.

Bij de uitvoering van het project treden risico’s wel/ niet op en leiden dan wel/ niet tot uitgaven. Bij het definitief vaststellen van het subsidiebedrag is een dan nog openstaande risicoreservering niet meer subsidiabel. Dit bedrag wordt op de subsidie in mindering gebracht en teruggevorderd.

Risicoreservering bij herijking na gunning

Bij aanbestedingen kunnen door onder meer marktomstandigheden (aanzienlijke) verschillen ontstaan tussen de aanbieding van de winnende aannemer en de raming van de beheerder. De risico’s van aanbestedingsresultaten worden om die reden centraal belegd (zowel positieve als negatieve). Om deze reden is in artikel 8 van de Regeling de bepaling opgenomen dat “de beschikking ten behoeve van de fase waarin de gunningsbeslissing van de aanbesteding van het werk plaatsvindt ambtshalve wordt gewijzigd ter verwerking van het aanbestedingsresultaat in de raming van de kosten”.

De werkwijze bij de herijking na gunning is als volgt:

Het risicodossier (benoemde en onbenoemde risico’s) is getoetst bij de aanvraag voor de realisatiefase (voor gunning).
Bij de herijking na gunning wordt het aanbestedingsresultaat (contractsom) verwerkt in de raming en de subsidie wordt hierop aangepast.
Het risicodossier en de risicoreservering worden bij de herijking na gunning als volgt aangepast:

De risico’s waarvan de toedeling aan respectievelijk opdrachtnemer (ON) of opdrachtgever (OG) is gewijzigd worden uit het risicodossier gehaald (bij OG naar ON) of aan het risicodossier toegevoegd (bij ON naar OG).
Risico’s die niet meer kunnen optreden, bijvoorbeeld als gevolg van de gunning, worden uit het risicodossier en uit de risicoreservering gehaald.
Het percentage onbenoemde risicoreservering van voor gunning blijft gehandhaafd. Het (absolute) bedrag dat daar uit voort vloeit voor de onbenoemde risicoreservering wordt aangepast op basis van de aangepaste raming.
In het geval van een prijsduiker, een aanbesteding met een verschil groter dan 15% tussen de bieding en de contractraming, geldt de volgende werkwijze: Wanneer de lage inschrijving niet het gevolg is van optimalisaties, maar er sprake is van een prijsduiker met het risico op meerwerk gedurende de realisatie, kan hiervoor een extra risico worden opgevoerd. De argumentatie voor het opvoeren en kwantificeren van het aanvullende risico wordt getoetst door de programmadirectie HWBP.

Hardheidsclausule

In het bijzondere geval dat er een risico optreedt waarbij de werkelijke kosten sterk afwijken van de geraamde kosten waarop de subsidie is gebaseerd en dit leidt tot onbillijkheid van overwegende aard voor de beheerder biedt artikel 14 van de subsidieregeling, onder voorwaarde van een sluitende projectadministratie, de mogelijkheid om bij de vaststelling van de subsidie af te wijken van de eerder verleende subsidie.

Risicomanagement

De RISMAN-methode