In de subsidieregeling HWBP is opgenomen dat versterkingsmaatregelen met een sober en doelmatig ontwerp in aanmerking komen voor een reguliere subsidie. Om een subsidie aan te vragen dient een waterschap een plan van aanpak in, tezamen met o.a. een bijbehorende planning. Bij HWBP werken we volgens de PPI-methodiek voor het planningsmanagement van projecten.
De PPI-methodiek is een planningsmethodiek die door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wordt gehanteerd. Rijkswaterstaat heeft de methodiek uitgewerkt in een handreiking planningsmanagement. Op de pagina 'PPI-methodiek' vind je informatie over het toepassen van de PPI-methodiek op HWBP-projecten.
Planning voor de programmering
Zodra een project op de programmering komt, is er ook een planning op hoofdlijnen benodigd. Deze planning wordt samen met de (kengetallen)raming de gebruikt om de kasreeks van het programma op te stellen.
Na de wettelijke beoordeling en trajectaanpak zijn er vaak nog veel onzekerheden. Het is nog niet mogelijk en zinvol om een projectplanning op activiteitenniveau op te stellen. Het opstellen van een goed doordachte hoofdlijnenplanning helpt in de stabiliteit van de uitvoering van de projecten en daarmee ook in de stabiliteit van de programmering. Kortom, de hoofdlijnenplanning moet wel realistisch zijn. Daarbij helpt het om na te gaan of er in het project aspecten zitten die zeer tijdbepalend zijn, en hier het gesprek over te voeren. De volgende vragen kunnen hierbij helpen:
Algemeen:
- Wat is voor soortgelijke projecten als doorlooptijd per fase gehanteerd?
- Zijn er in de omgeving meekoppelkansen die een ander tempo kennen waar je bij wilt aansluiten (en daardoor het project versneld/ trager wil uitvoeren)?
(Voor)verkenningsfase:
- Is de scope van het project voldoende stabiel?
- Is er een voorverkenningsfase noodzakelijk?
- Welke kennis en innovatie zal (mogelijk) voor voortschrijdend inzicht zorgen? Wanneer komt deze kennis beschikbaar?
Planuitwerkingsfase:
- Is er een fastlane-procedure mogelijk (samenvoegen van verkenningsfase en planuitwerkingsfase)?
- Valt het te verwachten dat beroepen en bezwaren ingediend worden?
Realisatiefase:
- Is de dijkversterking in stedelijk gebied waarbij (mogelijk) veel onteigeningen moeten plaatsvinden?
- Kent de scope van het project kunstwerken waarbij de versterking daarvan als complex wordt ervaren (bijvoorbeeld door monumentale waarde of items die een lange fabricagetijd kennen)?
Planning bij de subsidieaanvraag
Bij de subsidieaanvraag wordt het plan van aanpak voorzien van een deterministische planning, probabilistische planning en planningsnotitie (uitgangspunten deterministische planning + probabilistische planning) op activiteitenniveau van de voorliggende fase. Daarnaast wordt de hoofdlijnenplanning geüpdatet tot en met realisatiefase.
De hoofdlijnenplanning wordt gebruikt voor de programmering. De uitgangspunten die bij de voorgaande programmering zijn gehanteerd worden tegen het licht gehouden. De tijdsbepalende aspecten die zijn beschreven in de voorgaande paragraaf kunnen helpen om het gesprek te voeren over de hoofdlijnenplanning. De resultaten van de actualisatie van de hoofdlijnenplanning worden verwerkt op het VtM-formulier t.b.v. de programmeerronde.
De deterministische planning, probabilistische planning en planningsnotitie worden gebruikt voor de subsidieaanvraag van de voorliggende fase. Deze planningsproducten geven een afspiegeling van de aanpak van die fase uitgezet in de tijd. In de raming worden ‘organisatiekosten’ gedurende de gehele fase (tot en met deterministische eindmijlpaal) opgevoerd bij de directe kosten. De ‘organisatiekosten’ vanaf deterministische eindmijlpaal tot en met P50-datum van de eindmijlpaal mag opgevoerd worden bij de risicoreservering.
4 tips bij de subsidieaanvraag
- Controleer of alle activiteiten uit het plan van aanpak ook in de planning zijn opgenomen.
- Stel de planning iteratief op: analyseer het kritieke pad, sluit het aan bij de verwachting, zijn er versnellingsmogelijkheden, welke risico’s zijn dominant, kunnen we qua risicobeheersing nog een effectieve preventieve of correctieve maatregel verzinnen?
- Analyseer of besluiten net rondom de zomer, einde van het jaar of (her)verkiezingen genomen moeten worden, en beoordeel of er mogelijkheden zijn om de planning robuuster te maken om te voorkomen dat je direct enkele weken/ maanden vertraging oploopt.
- Schematiseer je planning in een ‘praatplaat’ waarin de belangrijkste activiteiten en volgordelijkheden duidelijk worden. Deze praatplaat moet voor iedereen begrijpelijk zijn (van buurtbewoner tot projectmanager, van geotechnisch adviseur tot adviseur risicomanagement).
Meer weten over planningsmanagement?
Neem dan contact op met de programmabeheerser uit het begeleidingsteam.
Handige links