PPI-methodiek voor HWBP-projecten

Een deterministische planning is de aaneenschakeling van alle activiteiten die nodig zijn om het project uit te voeren. De planning heeft een start- en eindmijlpaal. De eindmijlpaal wordt berekend aan de hand van de doorlooptijd van aaneengeschakelde activiteiten.

Er kunnen meerdere planningspaden (dus meerdere aaneengeschakelde activiteiten) leiden tot de eindmijlpaal. Het planningspad waarbij vertraging direct leidt tot het opschuiven van de eindmijlpaal, wordt het kritieke pad genoemd.

Bij een deterministische planning is het van belang dat de relatie tussen activiteiten correct wordt aangebracht, en dat de doorlooptijd van de activiteiten realistisch is. Deze planning hoeft geen rekening te houden met onvoorziene gebeurtenissen of risico’s. Een deterministische planning heeft de volgende kenmerken:

• De planning is onderbouwd met uitgangspunten;
• De planning bevat alle onderdelen uit de scope van het project;
• De planning is opgesteld op basis van de Work Breakdown Structure (WBS) en mogelijk de product breakdown structure (PBS);
• Het detailniveau sluit aan bij de behoefte van de gebruikers;
• Er is sprake van een gesloten netwerk (elke activiteit heeft een voorganger en een opvolger als activiteit);
• Het kritieke pad is zichtbaar;
• Er is een baseline (bv. de planning bij subsidieverlening) en standlijn (actuele planning) zichtbaar.

De deterministische planning geeft een datum bij de eindmijlpaal als geen risico’s optreden.

Bij elk project is er sprake van een mate van onzekerheid. Activiteiten kunnen korter of langer duren dan verwacht (spreiding op de doorlooptijd), of ongewenste gebeurtenissen (risico’s) kunnen optreden. Door deze onzekerheden op te nemen in een planning, kan de haalbaarheid van mijlpalen worden berekend.

Hierbij maak je gebruik van een Monte Carlo analyse, waarbij de computer simulaties maakt van doorlooptijden. Door dit een groot aantal keren (minimaal 1.000 keer) te doen, kan de bandbreedte van de planning nauwkeurig worden berekend.

Om een probabilistische planning te maken zijn de volgende zaken nodig:

1. deterministische planning;
2. spreiding doorlooptijden;
3. gekwantificeerde risicodossier (ten minste de top 10 tijdsrisico’s).

Ad 1+2) Voor elke activiteit in de deterministische planning kan (naast de meest waarschijnlijke doorlooptijd) de minimale doorlooptijd en de maximale doorlooptijd worden ingevoerd. Zo duurt  het verwerken van de resultaten in het voorkeursalternatief na een werksessie met de omgeving  gemiddeld bijvoorbeeld 10 werkdagen. Maar, als het team een ‘goede’ week heeft lukt het soms in 8 werkdagen en als het even tegenzit duurt het 13 werkdagen.

Ad 3) Daarnaast wordt de top aan endogene tijdsrisico’s toegevoegd. Bijvoorbeeld het risico ‘uit de werksessie met de omgeving blijkt dat het voorkeursalternatief niet inpasbaar is’. Dat betekent dat  het voorkeursalternatief opnieuw uitgewerkt moet worden: gevolg 30 werkdagen. Daarnaast heeft deze ongewenste gebeurtenis, na het treffen van de voorgenomen beheersmaatregelen (post-mitigated), een kans van optreden van 5%. Dit risico wordt in de planning geplaatst. Om een goed beeld te krijgen welke beheersmaatregelen de meeste impact hebben, kun je er voor kiezen om de actuele kwantificering en de kwantificering na beheersing toe te voegen.

Nadat de toprisico’s op tijd en de spreiding op de doorlooptijd zijn toegevoegd aan de planning, volgt de eerder beschreven Monte Carlo analyse. Het resultaat van deze analyse is:

• De S-curve: voor iedere mijlpaal kun je de waarschijnlijkheid van het behalen van de mijlpaal op een zekere datum uitdrukken in een P-waarde. In de histogram is af te lezen dat de mijlpaal met een waarschijnlijkheid van 50% (P50) op 13 juli 2016 wordt behaald.
• Tornadodiagram: welke risico’s/ spreidingen zijn dominant in de uitloop.

Vergroot afbeelding