Programmakosten

Deze pagina geeft je inzicht in kosten ten behoeve van programmamanagement, aangezien de subsidieregeling zelf en de toelichting hierover vrij summier zijn.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• juridisch kader
• wat betekent het juridische kader concreet
• tips bij de subsidieaanvraag
• voorbeelden van programmamanagement

Juridisch kader

In principe zijn kosten voor programmamanagement subsidiabel. In de oorspronkelijk toelichting van de subsidieregeling staat:

“Wanneer er gelijktijdig gewerkt wordt aan meerdere projecten en de beheerder ervoor kiest om uit efficiëntieoverwegingen projectoverstijgende organisaties op te zetten (programmabureau), zijn de activiteiten subsidiabel die toe te rekenen zijn aan het project. De kosten van het programma­bureau die niet rechtstreeks toe te rekenen zijn aan een individueel project kunnen op basis van een verdeelsleutel worden toegerekend.”

In Deel B bij de subsidieregeling , over subsidiabele en niet­-subsidiabele kosten, is daar nog de volgende zin aan toegevoegd:

“De beheerder beschrijft in het plan van aanpak op welke wijze het programmabureau is ingericht en geeft een onderbouwing van de direct en indirect aan het project toe te rekenen kosten.”

Wat betekent dit concreet?

Hieronder is aan de hand van enkele voorbeelden uitgewerkt wat wel en wat niet opgevoerd kan worden als programmakosten binnen de kaders van de subsidieregeling, met als uitgangspunt ‘kosten die toe te rekenen zijn aan de projecten’.

Onderwerp	Wel subsidiabel	Niet subsidiabel
VAT-kosten programmamanagement	Programmamanagement dat bijdraagt aan de doelmatige en efficiënte uitvoering van de projecten. Bijvoorbeeld als een programmamanager bepaalde taken van een projectmanager overneemt in de bestuurlijke afstemming. Of de adviseur risicomanagement die risicochallenges en risicosessies ook projectoverstijgend organiseert.	Bezetting van de lijnorganisatie. Bijvoorbeeld HRM-functies om nieuwe medewerkers aan te nemen. In het HOT+-tarief is rekening gehouden met IT-, huisvesting- en lijnmanagementkosten. Er wordt bovenop het HOT-tarief 4 euro per uur gehanteerd om lijnmanagementkosten te dekken in de VAT-kosten. Meer over tarieven voor personele kosten in de factsheet Tarieven capaciteit. Deelname aan HWBP-bijeenkomsten (deze zijn voor de netto-betalende waterschappen ook niet subsidiabel).
Software	Aanschaf van specialistische software die bijdraagt aan de doelmatige voorbereiding en uitvoering van de HWBP-projecten. Bijvoorbeeld Relatics. Let er wel op dat als Relatics door het hele waterschap gebruikt gaat worden, er een onderbouwde verdeelsleutel komt voor Relatics-kosten voor HWBP-projecten en Relatics-kosten overig.	Standaard software en licentiekosten. Bijvoorbeeld een Microsoft Office-pakket, AutoCAD-pakket etc. Dit zit verwerkt in de overhead van de HAFIR-tarieven.
Onderzoeken/uitbestedingen	Inhoudelijke randvoorwaarden van de projecten vaststellen voor het programma. Bijvoorbeeld het inzetten van juridisch advies over hoe om te gaan met de nieuwe omgevingswet bij de lopende projecten, het opstellen van een inkoopstrategie voor meerdere projecten in een programma, of het verwerken van nieuwe klimaatscenario’s in de rekenmodellen. Uitgangspunt zou moeten zijn dat het uitvoeren van het onderzoek op programmaniveau leidt tot efficiëntie/kostenbesparing voor de projecten.	Onderzoeken die niet toe te rekenen zijn aan de projecten.
Trainingen	Geen subsidiabele kosten.	Het opzetten van een training. Er is een opleidingsprogramma vanuit het HWBP waar beheerders gebruik van dienen te maken. Ook het volgen van training (tijdsbesteding) is niet subsidiabel omdat dit is verrekend in het HAFIR-tarief als niet-productieve uren.
Risicoreservering	De onderzoeken voor de projecten die op programmaniveau worden uitgevoerd kunnen een onzekerheid kennen. De onzekerheid rondom het onderzoek mag dan ook op programmaniveau worden opgenomen als risicoreservering (mits geen dubbeling op projectniveau ontstaat).	Alle andere onzekerheden. Eventuele onzekerheden in de aard en omvang van het programma in de tijd kunnen opgevangen worden in de subsidieaanvraag van het volgende project onder het programma (door een evaluatie/ herijking programmamanagement uit te voeren vóór de subsidieaanvraag van het volgende project).

Dit overzicht is uiteraard niet uitputtend. Er kunnen grijze gebieden bestaan waarbij subsidiabiliteit niet direct duidelijk is. Bijvoorbeeld de inzet van de ambtelijk opdrachtgever. Deze is als uitgangspunt niet subsidiabel, maar bij een groot programma kan deze persoon ook subsidiabele activiteiten uitvoeren ten gunste van meerdere projecten. Door het programmaplan en de raming mee te nemen tijdens de review van een plan van aanpak voor een subsidieaanvraag voorkom je vertraging in de subsidieverlening.

Aandachtspunten en tips bij de subsidieaanvraag

1. Denk goed na over nut en noodzaak van programmamanagement. Als er geen langetermijnbehoefte is voor programmamanagement, maar er wel behoefte is om over de projecten heen kennis uit te wisselen kan dit ook zonder programmateam georganiseerd worden. De werkwijze hiervoor (en de kosten, mits subsidiabel) kan opgenomen worden in het Plan van Aanpak van de individuele projecten. Denkrichtingen zijn multi-projectmanagement (één IPM-team voor meerdere projecten), multi-projectrisicomanagement, het op een andere manier opdelen van de scope in projecten, en/of het organiseren van lessons-learnedsessies of evaluaties.
2. Programmamanagement kan niet los van de projecten gesubsidieerd worden. De regeling vraagt om de programmamanagementkosten te verdelen over de projecten. Programmamanagementkosten worden dus ook gesubsidieerd op basis van voorcalculatie.
3. Neem in het plan van aanpak op dat je voor de verantwoording van de projectfase ook een programmaevaluatie uitvoert. Op deze manier is de verantwoording van de gesubsidieerde programmakosten ook ingeregeld. Eén evaluatie kan overigens voor meerdere projecten benut worden.
4. Bij een nieuwe subsidieaanvraag kan de periodieke evaluatie ook dienen als onderbouwing van de geactualiseerde programmakosten. Door het periodiek actualiseren van het programmaplan wordt ervoor gezorgd dat de onzekerheden rondom de aard en omvang van het programmamanagement beheersbaar worden (en niet als risicoreservering opgevoerd hoeven te worden), maar blijven de kosten wel op basis van voorcalculatie gesubsidieerd.
5. Laat het programmaplan en de bijbehorende raming na actualisatie toetsen en vaststellen door de programmadirectie, zodat hierover geen discussie meer kan ontstaan bij het indienen van subsidieaanvragen voor projecten.

Voorbeelden van programmamanagement

Een aantal waterschappen maakt gebruik van programmamanagement (of een strategisch team). Elk waterschap kiest ervoor om andere werkzaamheden op programmaniveau te beleggen, afhankelijk van de efficiëntie die gepaard gaat met het inrichten van programmamanagement. Waterschappen die naast het projectmanagement een zekere vorm van programmamanagement organiseren zijn:

• Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden
• Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
• Waterschap Aa en Maas
• Waterschap Drents Overijsselse Delta
• Waterschap Limburg
• Waterschap Rivierenland

Meer weten over programmamanagementkosten?

Neem contact op met de programmabegeider van de programmadirectie.