In de subsidieregeling HWBP is opgenomen dat versterkingsmaatregelen met een sober en doelmatig ontwerp in aanmerking komen voor een reguliere subsidie. Om een subsidie aan te vragen dient een waterschap een plan van aanpak in, tezamen met onder andere een bijbehorende kostenraming. Bij HWBP werken we volgens de SSK-systematiek voor de kostenmanagement van projecten.
Juridisch kader
In de Regeling staan in artikel 5 de volgende eisen m.b.t. de kostenraming van de projectfases:
- De raming van de kosten, bedoeld in de artikelen 2 en 3, vindt plaats conform de Standaardsystematiek Kostenramingen 2018 (SSK 2018), op basis van de meest waarschijnlijke waarde van een deterministische of de gemiddelde waarde van een probabilistische raming.
- De raming van de kosten, bedoeld in artikel 4, vindt plaats conform de Standaardsystematiek Kostenramingen 2018 op basis van de meest waarschijnlijke waarde van een deterministische of de gemiddelde waarde van een probabilistische raming, indien het bedrag waarvoor de reguliere subsidie wordt aangevraagd niet meer dan € 40 miljoen bedraagt, en op basis van de gemiddelde waarde (P50) van een probabilistische raming, indien het bedrag waarvoor de reguliere subsidie wordt aangevraagd meer dan € 40 miljoen bedraagt.
Standaard Systematiek Kostenramingen
De Standaard Systematiek Kostenramingen (SSK) is een systematiek voor het opstellen, vastleggen en delen van ramingen in met name de grond-, weg- en waterbouw en de woning- en utiliteitsbouw. De systematiek geeft opstellers en gebruikers van ramingen in Nederland een wijze om de kosten van ‘projecten’ te ramen en uit te wisselen. Het biedt hiervoor een uniforme werkwijze, structuur en een eenduidig begrippenkader. Dit maakt ramingen overzichtelijk en onderling vergelijkbaar.
Bij elke subsidieaanvraag van verkenning, planuitwerking, realisatiefase van een project wordt een kostenraming volgens de SSK-systematiek en een bijbehorende kostennota verwacht. Een kostenraming gaat gepaard met een goede risicoanalyse volgens de RISMAN-methode en de vertaling van risico’s naar de kosten in de SSK-raming.
Deterministische en probabilistische raming
Een deterministische raming is een raming waarbij risico’s en onzekerheden op basis van een inschatting (ervaring, ‘expert judgement’) worden opgenomen in de kosten.
Een probabilistische raming is een raming waarin risico’s en onzekerheden op een expliciete manier, door middel van statistische technieken (Monte Carlo simulatie of andere technieken), zijn doorgerekend, en vervolgens zijn opgenomen in de raming.
Eisen aan een kostenraming volgens standaard systematiek
Een kostenraming volgens de SSK systematiek moet aan bepaalde eisen voldoen. Deze eisen zijn terug te vinden in de CROW publicatie nr. D3049. In grote lijnen zien de eisen er als volg uit:
- De scope van een raming is eenduidig vastgesteld en is geaccepteerd door de opdrachtgever van het opstellen van de raming.
- De samenvatting van een raming wordt gepresenteerd volgens het SSK-ramingsmodel.
- Een raming is opgesplitst op basis van objecten. Deze objecten zijn conform de scopespecificatie. De indeling is duidelijk en logisch en sluit aan bij de vooraf overeengekomen projectopdeling.
- De onderbouwing van de hoeveelheden, eenheidsprijzen, percentuele opslagen, complicerende prijsbepalende factoren, directe kosten nader te detailleren, indirecte kosten, risico’s en onzekerheden worden helder vastgelegd.
- Het detailniveau van de raming en de onderbouwing past bij de projectfase en het gebruiksdoel van de raming. Het detailniveau wordt vooraf overeengekomen tussen kostendeskundige en opdrachtgever.
- Een raming is volledig. Er is duidelijk aangegeven welke zaken zijn opgenomen in de raming en welke zaken zijn uitgesloten. Bij uitsluitingen wordt duidelijk vermeld waarom deze zaken geen onderdeel uitmaken van de raming.
- Een raming is bedrijfseconomisch. Dat betekent dat er wordt uitgegaan van een normale situatie waarbij de invloed van de markt buiten beschouwing gelaten wordt.
- Alle kosten binnen een raming hebben hetzelfde actuele en duidelijk vermelde prijspeil.
- Een raming gaat gepaard met een risicoanalyse, waarbij de financiële gevolgen in de raming zijn opgenomen. Deze risicoanalyse is onderdeel van de SSK-raming en heeft een eigen ‘tabblad’ in de SSK. Het is dus wat anders dan het uitgewerkte risicodossier, maar ze moeten wel met elkaar in overeenstemming zijn.
- Als een raming wordt opgesteld tot €40 mln., heeft de beheerder de keuze tussen een deterministische en probabilistische raming. Boven €40 miljoen is een probabilistische raming verplicht.
- Een kostenraming is voorzien van een kostennota waarin de uitgangspunten, scope, planning, risico’s en de overige relevante informatie over de kosten opgenomen.
Deze eisen zijn niet uitputtend en afhankelijk van de project specifieke situaties worden nadere eisen afgesproken.
Eisen raming bij voorkeursalternatief (VKA)
Om te komen tot een VKA, dat zicht biedt op een sober en doelmatig ontwerp conform de subsidieregeling is een LCC-analyse noodzakelijk van de kansrijke alternatieven met voor elk alternatief een separate SSK-raming.
De SSK-raming van het gekozen VKA noemen we de ‘VKA-raming’, en bevat een raming van de investeringskosten en instandhoudingskosten op basis van de SSK categorieën voor de LCC-analyse.
Op het moment van vaststellen van het VKA is - gezien de fase van het project - al veel informatie voorhanden, echter nog op globaal niveau.
Sta bij het ramen van de planuitwerking in de basis stil bij de op te nemen hoofdcategorieën om volledigheid te borgen, denk hierbij o.a. aan vastgoedkosten en kosten K&L. Maak -waar mogelijk gebruik van ervaringscijfers/-percentages.
Werk voor de raming van de realisatiefase met eenheidsprijzen en herleidbare opslagpercentages (voor indirecte kosten). Hetzelfde geldt voor de omvang van de risicoreservering, hanteer bij ontbreken van nadere inzichten een (standaard) percentage over de voorziene kosten.
Bij de aanvraag verlening planuitwerking is een SSK van de planuitwerking en een SSK van de realisatiefase een vereiste.
Het is belangrijk om transparant te zijn over de gehanteerde uitgangspunten (zo gedetailleerd mogelijk) en per raming de bandbreedte aan te geven inclusief een onderbouwing. Voor volgende versies van de respectievelijke ramingen is het hebben van inzicht in, en overzicht te houden over, (ontwerptechnische) aanpassingen en indexatie (en andere relevante aspecten) noodzakelijk om de impact ervan op de raming te kunnen bepalen. Zodoende kunnen mutaties in ramingen eenvoudig worden verklaard.
Bekijk het uniforme ramingsmodel van het CROW (Excel)
Meer weten over kostenmanagement?
Neem dan contact op met de kostendeskundige of programmabeheerser van de programmadirectie.