Financiële verantwoording innovatieve projecten

In de subsidieregeling HWBP is de grondslag voor subsidieverstrekking voor het versterken van primaire waterkeringen. In de regeling zijn aparte eisen opgenomen voor experimenten of demonstratieprojecten (hierna: innovatieve projecten). Eén van deze eisen betreft de verplichting om een financiële (jaarlijkse en eind-) verantwoording van de uitvoering van het experiment of demonstratieproject aan te leveren. Dit geldt echter niet voor alle projecten. Voor kleine innovatieprojecten waarvan de omzet minder dan € 500.000 per jaar is en de doorlooptijd minder dan drie jaar bedraagt, hoeft alleen bij de vaststelling van de subsidie een eindverantwoording en accountsverklaring worden aangeleverd.

Context Regeling financiële verantwoording innovatieve projecten

In de regeling zijn aparte eisen opgenomen voor innovatieve projecten (artikel 15 t/m 21b). Een belangrijk verschil met de subsidieverlening voor ‘reguliere’ projecten is dat de subsidieverlening voor innovatieve projecten plaatsvindt op basis van 100% van de werkelijk gemaakte kosten (nacalculatie). De risico’s liggen daarmee op programmaniveau. Dit brengt voor een innovatief project o.a. de aanvullende verplichting met zich mee dat verantwoording over de financiën moet worden afgelegd over het project.

Financiële jaarverantwoording

Projecten met een subsidie voor innovatie hebben de verplichting om jaarlijks voor 1 juli een verantwoordingsverslag van de uitvoering van het project in te dienen (conform artikel 21 van de Regeling). Dit geldt echter niet voor kleine innovatieprojecten door een aanpassing van de subsidieregeling.

Aanpassing subsidieregeling – jaarlijkse verantwoording kleine innovatieprojecten

Eén van de verbeteringen die uit de evaluatie van de subsidieregeling (2019) naar voren is gekomen, gaat over de administratie en verantwoording voor subsidies voor kleine innovatieprojecten. In 2021 is over deze verbetering gesproken in het Programmabestuur HWBP en is besloten tot aanpassing van de subsidieregeling.
Momenteel moet tijdens de uitvoering van het experiment of demonstratieproject elk jaar een verantwoordingsverslag ingediend worden. Het doel van de aanpassing van de subsidieregeling is deze jaarlijkse verplichting te laten vervallen en alleen bij de subsidievaststelling een eindverantwoording en accountantsverklaring te eisen. De jaarlijkse verplichting komt door de wijziging te vervallen voor een experiment of demonstratieproject waarvan de omzet minder dan € 500.000 per jaar bedraagt, en de doorlooptijd minder dan drie jaar bedraagt.

Zie ook de Regeling in de Staatscourant van 22 maart 2023.

Verantwoordingsverslag

Het verantwoordingsverslag, waarvoor het format financiële verantwoording HWBP (onderdeel van het controleprotocol) moet worden gebruikt, bevat een financiële verantwoording over het afgelopen kalenderjaar waarbij onderscheid wordt gemaakt naar de kostensoorten:

A. VAT (kosten interne uren (excl. BTW), kosten externe uren, onderzoekskosten, engineeringskosten, kosten vergunningen/leges)
B. Realisatie (proefprojectkosten, uitvoeringskosten)
C. Onroerende zaken (verwerving onroerende zaken (excl. BTW), zakelijke rechten (excl. BTW), notariskosten, taxateurskosten, juridische kosten
D. Kabels en Leidingen (nadeelcompensatie)
E. Derden (nadeelcompensatie)
F. Bodemsanering
G. Opruiming van explosieven
H. Overige kosten (risicoreservering voorzien, risicoreservering onvoorzien, kosten beheersmaatregelen, kosten anderszins (benoemen)

Daarnaast moet er een controleverklaring over het betreffende kalenderjaar worden meegestuurd. Hiervoor moet het model controleverklaring gebruikt worden dat onderdeel is van het controleprotocol dat door de Minister is bekend gemaakt.

Financiële eindverantwoording

Indien een project is afgerond, dient ter afsluiting een financiële eindverantwoording verstrekt te worden over de uitvoering van het gehele innovatieve project, bestaande uit een overzicht van de gemaakte kosten. In dit overzicht moet hetzelfde onderscheid naar kostensoorten gemaakt worden als bij de financiële jaarverantwoording (zie hierboven). Ook hier moet de format financiële verantwoording HWBP (onderdeel van het controleprotocol) worden gebruikt.

Daarnaast moet er een controleverklaring over het gehele innovatieve project worden meegestuurd. Hiervoor moet het model controleverklaring gebruikt worden dat onderdeel is van het controleprotocol dat door de Minister is bekend gemaakt.

Controleprotocol

Het door de Minister bekend gemaakte controleprotocol bevat een format financiële (jaarlijkse en eind-) verantwoording HWBP en een model controleverklaring.

De financiële verantwoording en de controleverklaring worden door het waterschap aan de programmadirectie HWBP gestuurd (aan de Minister van IenW, t.a.v. programmadirecteur).

Eisen aanbiedingsbrief financiële verantwoording

De financiële verantwoording en het controleprotocol gaan vergezeld van een aanbiedingsbrief. In deze aanbiedingsbrief staat de volgende informatie:

Een verwijzing naar de regeling;
Een verwijzing naar de subsidiebeschikking (datum en kenmerk van de beschikking, dus niet die van de aanbiedingsbrief bij de beschikking);
Een totaaloverzicht van het subsidiebedrag, ontvangen voorschotten en bestedingen tot nu toe en prognose van het kasritme;
Als het kasritme afwijkt ten opzichte van de subsidiebeschikking/kasritme bij laatste voorschotaanvraag: een motivatie bij de afwijking;
Indien van toepassing: de aanvraag van een nieuw voorschot. Benoem dit dan ook in het onderwerp van de brief.

Tips

Stem de concept aanbiedingsbrief eerst af met het begeleidingsteam, voordat je de officiële brief indient.
Het verlenen van een voorschot is een juridisch besluit (beschikking). Zorg ervoor dat deze aanvraag (de brief) op het juiste niveau wordt ondertekend.

Meer informatie

Neem contact op met de backoffice van de programmadirectie HWBP.