Werkwijze indexverschillen en prijsrisico’s HWBP

1. Indexering van subsidies vindt plaats door middel van IBOI.
2. PD onderhoudt het overzicht van IBOI-percentages. IBOI-Percentage wordt bepaald door FIN-FEZ rond april/mei. FIN-FEZ deelt het percentage met RWS. RWS communiceert het percentage binnen RWS rond 1 juli. RWS deelt het percentage met PD. PD voegt het percentage toe aan het overzicht. De alliantie kan vervolgens gebruik maken van dezelfde percentages.

In de praktijk betekent dit dat PD het IBOI-percentage in de IBOI-brief van RWS van 1 juli toevoegt aan het overzicht op de HWBP-website.

3. De berekening van IBOI-bedragen wordt gedaan conform de aangepaste berekeningswijze.
4. Contact over indexering tussen waterschappen en de programmadirectie verloopt via de projectteams en de begeleidingsteams.
5. Bij de voorbereiding van een subsidieaanvraag bespreken het projectteam en het begeleidingsteam het onderwerp indexering.
6. Het waterschap geeft conform de subsidieregeling bij de aanvraag tot subsidieverlening aan dat het waterschap wel of juist niet gebruik wil maken van de indexeringsregeling.
7. De programmadirectie neemt een paragraaf over de indexeringsregeling op in de aanbiedingsbrief bij de beschikking.
8. Het waterschap stuurt op index-afspraken met opdrachtnemers. Hiervoor worden de volgende alliantiebrede uitgangpunten benut:

• Een evenwichtige risicoverdeling tot stand te brengen met

betrekking tot wijzigingen van loon-, brandstof,- en materiaalkosten gedurende de realisatie;

• De CROW-indexen worden gehanteerd voor de risicoregeling, eventueel aangevuld met indexen van bijvoorbeeld het CBS voor productgroepen die met de CROW-reeksen niet worden afgedekt;
• Prijspeildatum: datum van  ontvangst inschrijving;
• Grondslag voor verrekening: initiële aannemingssom;
• Start verrekening direct na opdrachtverlening;
• Productgroepen: 5 door opdrachtgever te benoemen (indien nodig kunnen meer risicovolle productgroepen toegevoegd worden);
• Kostenbestanddelen: gezamenlijk tot maximaal 70% van de aanneemsom.

9. Waterschappen maken gebruik van de kennis en ervaring van Rijkswaterstaat. De programmadirectie ondersteunt hierbij.
10. Het waterschap en de programmadirectie hebben regulier contact waarbij het onderwerp indexverschillen besproken wordt. Onderwerpen: o.a. alliantiebrede uitgangspunten, prijsontwikkelingen, ontwikkelingen indexen, projectadministratie ivm herleidbare onderbouwing van de werkelijk betaalde indexatie aan de opdrachtnemer zodat bij subsidievaststelling te beoordelen is wat het verschil tussen het toegekende IBOI-bedrag en de aan de opdrachtnemer betaalde indexering is.
11. Monitoring van de impact op het project en programma vindt plaats door middel van het VtM- en programmeerproces. Het tekort wordt gedekt conform de beslisboom dekking indexeringsaanvulling (zie onder). Deze voorziening wordt in de kasreeks opgenomen en eventueel via de projectgebonden kasreeks naar voren gehaald zodra er concreet zicht is.
12. Indien er voor het waterschap een groot prijsrisico lijkt te ontstaan, wordt dit afgestemd tussen het waterschap en de programmadirectie.
13. Een waterschap neemt conform de subsidieregeling bij de aanvraag tot subsidievaststelling ook de aanvraag tot gebruikmaken van hardheidsclausule  op.
14. Een waterschap geeft bij de aanvraag tot subsidievaststelling het IBOI-bedrag aan, en het verschil tussen het IBOI-bedrag en de aan de opdrachtnemer betaalde indexering. Het waterschap zorgt voor een uit de administratie herleidbare onderbouwing van het prijsrisico.
15. Indien GWW indexen lager uitvallen dan IBOI is de werkwijze ook van toepassing: de verschillen worden inzichtelijk gemaakt en als onderdeel van de afspraak van de 10 % projectgebonden eigen bijdrage wordt het positieve resultaat geoormerkt voor het HWBP.
16. Indien er sprake is van een voor het waterschap onbillijke situatie, levert het waterschap een onderbouwing hiervoor. Een uitgangspunt is dat waterschappen geen beroep doen op aanvullende middelen zolang de projectgebonden eigen bijdrage van een waterschap niet bereikt is. Bij een opgetreden prijsrisico wordt eerst de risicoreservering van het project ingezet. Indien de risicoreservering niet toereikend is, en het waterschap de 10% projectgebonden eigen bijdrage heeft geleverd, dan kan er sprake zijn van een onbillijke situatie en kan er bij de aanvraag tot subsidievaststelling voor het resterende prijsrisico een beroep worden gedaan op de hardheidsclausule. Hierbij moet voldaan worden aan de voorwaarden voor het inzetten van de hardheidsclausule (zie bijlage 3 ‘spelregels hardheidsclausule bij indexverschillen en prijsrisico’s’).
17. Er moet een herleidbare sluitende administratie zijn en dat  moet blijken uit een verklaring over de financiële eindverantwoording overeenkomstig het controleprotocol afgegeven door een accountant. De scope van het ‘werk’ waarover een controleverklaring wordt gevraagd heeft uitsluitend betrekking op de activiteiten waarvoor de hardheidsclausule wordt ingezet, in dit geval het opgetreden prijsrisico. De onderbouwing van de aanspraak op de hardheidsclausule en de inzet van de 10% eigen bijdrage is de verantwoording van de subsidieaanvrager. Hierbij dient rekening gehouden te worden met dat dit mogelijk om extra informatiebehoefte (details) vraagt dan normaal wordt bijgehouden in het project. De aanvrager dient dit te organiseren in zijn eigen verantwoordingssysteem en met de opdrachtnemer en controlerende accountant tijdig af te stemmen
18. De aanspraak op de hardheidsclausule en de inzet van de 10% eigen bijdrage worden getoetst door de programmadirectie HWBP bij de vaststelling van de subsidie. Dit gebeurt op basis van de stukken die aangeleverd worden door de subsidieaanvrager. De programmadirectie beoordeelt de aanvraag inclusief de door het waterschap geleverde onderbouwingen. De programmadirectie stelt het IBOI-bedrag vast. Eventueel wordt obv de hardheidsclausule een aanvullende subsidie vastgesteld. Indien eerder herijking van de subsidie heeft plaatsgevonden wordt de aanvulling bepaald op basis van het herijkte subsidiebedrag maar vanaf de datum van de initiële verlening omdat bij de herijking conform de subsidieregeling geen indexering plaatsvindt. De indexering wordt opgenomen in de vaststelling (conform de regeling) en wordt zo snel mogelijk daarna uitbetaald op het moment dat er kasruimte beschikbaar is.
19. Een toegekende claim op de hardheidsclausule wordt op de volgende wijze gedekt (zie beslisboom):
    • uit de toevoeging van jaarlijkse indexatiemiddelen voor het 12-jaars programma;
    • uit onderuitputting in het lopend jaar
    • indien in enig jaar door het ministerie van Financiën geen indexatie zou worden toegevoegd dan wordt het gedekt uit de programmareservering (vrije ruimte in laatste jaar programmeerperiode);
    • Indien er geen vrije ruimte in de programmeerperiode is dan wordt het tijdelijk gedekt door het verschuiven van een realisatieverplichting;
    • En uiteindelijk uit het programma van het volgende jaar (volgende jaarschijf jaar 12+1). Dit nemen we mee in de reservering van aangemelde projecten zodat deze in eerstvolgende programmeerronde wordt meegenomen in het definitieve programmavoorstel.