Spelregels hardheidsclausule bij indexverschillen en prijsrisico’s

Er moet sprake zijn van een onbillijkheid van overwegende aarde. Om te bepalen of daar sprake van is, moet aangetoond zijn dat het gaat om een gebeurtenis die/risico dat vooraf niet door het waterschap te voorzien is en niet in de kostenramingen is gekwantificeerd en redelijkerwijs niet volledig preventief te beheersen is;
Het waterschap moet 10% van de geraamde kosten hebben ingelegd; specifiek voor prijsrisico’s wordt dit bepaald sec voor de (realisatie)fase en niet voor het gehele project.
De kosten van het opgetreden prijsrisico’s zijn hoger dan € 1 mln. euro na inleg van de 10% eigen bijdrage door het waterschap. Ofwel de verschilkosten tussen de gesubsidieerde prijzen vanuit het HWBP naar de beheerder minus de prijzen die o.b.v. van het contract vergoed zijn door de beheerder aan de opdrachtnemer na inleg 10% eigen bijdrage.
Indien de kosten de drempel overschrijden, komt het gehele bedrag van het prijsverschil in aanmerking voor toepassing van de hardheidsclausule en dus voor subsidieverlening. Hierbij wordt de gebruikelijke 90/10 verdeling gehanteerd: 90% van het totale, werkelijke indexverlies van het project wordt vergoed en het uitvoerende waterschap neemt 10% van het verlies voor haar rekening.
Er moet een herleidbare sluitende administratie zijn en dat moet blijken uit een verklaring over de financiële eindverantwoording, overeenkomstig het controleprotocol, afgegeven door een accountant. De scope van het ‘werk’ waarover een controleverklaring wordt gevraagd heeft uitsluitend betrekking op de activiteiten waarvoor de hardheidsclausule wordt ingezet, in dit geval het opgetreden prijsrisico.
Een beroep op de hardheidsclausule wordt getoetst aan onderstaande criteria.
Er is een beslisboom ontwikkeld die aangeeft welke stappen er worden gevolgd om te zorgen voor financiële dekking voor het mogelijk gebruik maken van de hardheidsclausule (zie financiële gevolgen).
Bovenstaande besluiten zijn van toepassing op nog vast te stellen subsidies.
De besluiten en werkwijze worden de komende jaren jaarlijks gemonitord om de effecten van de maatregelen te beoordelen en de impact op het programma te herijken. De evaluatie zal in de reguliere evaluatie van de subsidieregeling worden meegenomen.

Het beroep doen op een "onbillijkheid van overwegende aard" is een juridisch argument dat het waterschap kan gebruiken om af te wijken van het uitgangspunt van voorcalculatie c.q. van de te hanteren kostenramingssystematiek. Er zijn enkele minimale afspraken die van toepassing zijn wanneer er een beroep gedaan wordt op een dergelijke onbillijkheid:

Gegronde redenen voor het verzoek: De subsidieontvanger moet aantonen dat het voor toepassing van de hardheidsclausule in aanmerking komt doordat er sprake is van een onbillijkheid van overwegende aard. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er echt op voorhand onvoorziene omstandigheden zijn opgetreden die de uitvoering van het gesubsidieerde project aanzienlijk bemoeilijken en daardoor tot zulke hoge kosten leiden voor het waterschap dat deze niet voor rekening van het waterschap zouden moeten komen.
Aantoonbare inspanningen: De subsidieontvanger moet aantonen dat hij redelijke inspanningen heeft geleverd om de problemen of moeilijkheden aan te pakken zonder de noodzaak van aanvullende middelen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat ze alternatieve oplossingen ten aanzien van de beheersing hebben onderzocht, kosten hebben bespaard of andere maatregelen hebben genomen om de situatie te verbeteren.
Noodzaak en proportionaliteit: De subsidieontvanger moet aantonen dat de gevraagde aanvullende middelen noodzakelijk zijn om de onbillijkheid van overwegende aard aan te pakken en dat het verzoek in verhouding staat tot de ernst van de situatie. Het verzoek mag niet buitensporig zijn in vergelijking met wat redelijkerwijs nodig is om de problemen op te lossen.
Naleving van subsidieregels: De subsidiegever en ontvanger moeten voldoen, of voor zover als mogelijk, aan alle toepasselijke subsidieregels en -voorschriften bij het indienen van het verzoek en verstrekken van het oordeel. Dit omvat de naleving van de termijnen en procedures die zijn vastgesteld maar ook de principes van voorcalculatie en de afgesproken risicoverdeling binnen de alliantie.
Goede trouw en transparantie: De subsidiegever en ontvanger moeten te allen tijde te goeder trouw hebben gehandeld en alle relevante informatie met betrekking tot het verzoek en het oordeel om aanvullende middelen te verstrekken. Het verzoek en oordeel moet op transparante wijze worden ingediend, met de benodigde documentatie en ondersteunende bewijzen.
Redelijke Verwachtingen: De subsidiegever en ontvanger moeten realistische verwachtingen hebben met betrekking tot wat kan worden bereikt met de verleende middelen. Onredelijke eisen kunnen het onbillijkheidsargument ondermijnen.
Mogelijkheid voor dialoog: De subsidiegever en ontvanger moeten bereid zijn om in gesprek te gaan met het uitvoerende waterschap en alternatieve oplossingen te overwegen voordat ze definitieve beslissingen nemen. Open communicatie kan bijdragen aan een rechtvaardige oplossing.
Waarborg uniformiteit/consistentie: De spelregels zijn voor iedere alliantiepartner gelijk. De subsidieverstrekker heeft de verplichting te toetsen of de ingediende claim leidt tot precedentwerking binnen de alliantie en dient daarbij de consequenties voor de alliantie en lange termijn doelen van het HWBP-programma mee te wegen in het oordeel.