Waterschappen nemen vaak financiële prikkels op contracten met een aannemer. Zo zetten zij aannemers aan om risico’s te beheersen of om meerwaarde te leveren in het project. Deze prikkels zijn subsidiabel conform de subsidieregeling als ze voldoen aan het principe van sober en doelmatig.
Juridisch randvoorwaarden en probleemstelling
In de toelichting bij de subsidieregeling staat dat het waterschap verplicht is te motiveren wat de meest geschikte aanbestedings-/contractvorm is vanuit het oogpunt van doelmatigheid en beheersbaarheid van de versterkingsmaatregel. Het waterschap doet dit op basis van een inkoopstrategie en afwegingskader in de beschrijving van de marktbenaderingsstrategie. Het waterschap deelt de inkoopstrategie bij de aanvraag van de subsidie voor de planuitwerkingsfase of eerder.
Voor financiële prikkels binnen HWBP-projecten hebben wij een werkwijze vastgesteld.
EMVI-criteria en bonus/malus
Er zijn verschillende vormen van financiële prikkels: bonussen, boeten, of EMVI-criteria. Deze prikkels kunnen ervoor zorgen dat een project bij gunning (EMVI), of gedurende de uitvoering (bonus/ boete) duurder of goedkoper wordt.
- EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het is een methode om waarde te geven aan kwaliteit die kan worden geleverd in een project. Op die manier wint niet de goedkoopste inschrijver altijd de opdracht, maar de inschrijver met de beste prijskwaliteitverhouding, en wordt de inschrijver gestimuleerd om meer te bieden dan wat geëist wordt. De aanbieding bevat kosten die economisch het meest voordelig zijn. Dat betekent dus dat er meer geïnvesteerd wordt voor een hoger rendement. Een waterschap maakt dit inzichtelijk via een kosten-baten analyse met een LCC-berekening.
- Om de aannemer te stimuleren kunnen in een contract bonussen of boetes (malus) worden opgenomen. Bij een bonus kan de aannemer extra geld krijgen als hij een bepaalde prestatie levert. Bijvoorbeeld door snellere oplevering van het project. Bij een boete betaalt de aannemer voor het niet nakomen van bepaalde contractverplichtingen.
Subsidiabiliteit van financiële prikkels
De subsidieregeling van het HWBP is op basis van voorcalculatie, dit geldt ook voor de subsidiabliteit van de financiële prikkels. Bonus/malus-regelingen of EMVI-criteria zijn subsidiabel conform de HWBP-subsidieregeling als ze voldoen aan het principe van sober en doelmatig.
Hierbij is van belang te beseffen dat bonus/malus-regeling een contractuele afspraak is die niet van invloed is op de gunning en dat EMVI-criteria wel van invloed zijn op de gunning.
Hierdoor ontstaat de volgende uitsplitsing qua toetsing en calculeren:
1. Bonus/malus: toetsen vooraf, gaat op voorcalculatie mee in subsidie. Geen verrekening achteraf.
2. EMVI: toetsen vooraf, kosten worden onderdeel contractsom. Bij de herijking na gunning vindt impliciet de verrekening plaats.
Dat betekent dat vooraf door de programmadirectie wordt beoordeeld of een financiële prikkel voldoet aan het principe van ‘sober en doelmatig’. Hiertoe is een onderbouwing nodig van het waterschap of de financiële prikkel wordt ingezet als risicobeheersmaatregel of voor het creëren van meerwaarde voor het project.
Als sprake is van een risicobeheersmaatregel, dan zou je het gunstige effect (in tijd, geld en/of scope) moeten terug zien in het risicodossier. De kosten voor de prikkel kunnen dan afgewogen worden tegen de baten voor het project en het risicodossier. Dit geheel van kosten en baten wordt getoetst aan de criteria ‘sober en doelmatig’.
Als er een bepaalde meerwaarde wordt gecreëerd, bijvoorbeeld in kwaliteit, dan worden de kosten en de meerwaarde getoetst aan de criteria 'sober en doelmatig'. Het vooraf beoordelen van bonus/malus-regelingen kan op deze manier bijdragen aan de doelmatigheid van de projecten in het HWBP.
Welke informatie heeft de programmadirectie nodig?
Om te kunnen beoordelen of de financiële prikkel aan de subsidieregeling voldoen, heeft een begeleidingsteam van de programmadirectie HWBP de volgende informatie nodig:
- Business case waarin de kosten tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico's.
- Alternatieve scenario zonder een additionele financiële prikkel. Dit is ter onderbouwing van het gekozen scenario.
- Geactualiseerd risicodossier waarin de beoogde effecten van de prikkels inzichtelijk zijn gemaakt.
Meer weten over financiële prikkels in contracten? Neem contact op met adviseur contractmanagement Chris Klunder, tel.nr. 06 – 15 58 90 76