Handreiking afwijking vereisten uit de regeling t.a.v. moment van indiening

Het hoogwaterbeschermingsprogramma is een alliantie. Vanuit de projectteams en begeleidingsteam zoeken elkaar op voor een intensieve samenwerking. Binnen deze vertrouwensrelatie wordt veel in gezamenlijkheid en informeel afgehandeld en dat is belangrijk. Naast het bouwen aan de alliantie, vormen de formele subsidieregeling met vastgelegde afspraken en verantwoordelijkheden de basis van het HWBP. 

Doel

Deze handreiking heeft als doel duidelijkheid te verschaffen over welke termijnen binnen de subsidieregeling vastgelegd zijn en hoe omgegaan wordt met afwijkingen en blijvende gebreken. De pagina is bedoeld om het proces dat gaat over de subsidieverlening te verduidelijken en te zorgen dat de vereisten in de regeling bekend zijn en nageleefd kunnen worden.

1. Vereisten regeling ten aanzien moment van indienen

Aanvraag tot subsidievaststelling

In artikel 12 van de subsidieregeling staat dat subsidieontvanger verplicht is om binnen zes maanden na voltooiing van de fase een aanvraag tot subsidievaststelling te doen. Er kan op gemotiveerd verzoek, ingediend binnen zes maanden na voltooiing van de fase, deze termijn worden verlengd.

Aanvraag tot voorschotverlening

In artikel 9 van de subsidieverlening wordt aangegeven dat aan de subsidieontvanger op aanvraag jaarlijks een voorschot kan worden verleend. De aanvraag tot voorschotverlening wordt voor het eerste kalenderjaar tegelijkertijd met of uiterlijk acht weken na de subsidieaanvraag voor de betreffende fase ingediend. De aanvraag tot voorschotverlening voor daaropvolgende kalenderjaren wordt ingediend voor 15 april van het kalenderjaar waarvoor een voorschot wordt aangevraagd.

Indienen jaarlijkse financiële verantwoording bij innovaties

De ontvanger van een subsidie voor een innovatieproject dient gedurende de uitvoering van het experiment of project jaarlijks voor 1 juli een verantwoordingsverslag, zie artikel 21 van de subsidieregeling.

Melding van het aanbestedingsresultaat

In artikel 10 lid 4 van de subsidieregeling staat aangegeven dat de subsidieontvanger de Minister schriftelijk informeert over het aanbestedingsresultaat uiterlijk zes weken na het sluiten van de overeenkomst die het resultaat is van de gunningsbeslissing. 

Verlenen beschikking door programmadirectie

In artikel 7 is opgenomen dat de beslissing op de aanvraag wordt genomen binnen acht weken na de ontvangst van de aanvraag.

Het principe van vooraf subsidie aanvragen op basis van voorcalculatie

De artikelen 2 t/m 4 van de regeling vereisen het indienen van een raming waarbij artikel 26 nog verder specificeert dat er sprake is van een raming die voorafgaand aan een fase is opgesteld. In artikel 6.2 wordt aangehaald dat de bedoelde aanvraag wordt ingediend voordat de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd zijn afgerond, zie ook artikel 4.29 Awb.

In de toelichting op de regeling (par 1.2) wordt uitgelegd dat vooraf geraamde kosten ervoor zorgen dat de uitvoeringsrisico’s bij de beheerder komen te liggen zodat deze ze adequaat gaan beheersen.

Het principe van voorcalculatie en het vooraf indienen van plannen en ramingen vormt de kern van deze subsidieregeling, wat ook blijkt uit de Waterwet. In deze wet wordt geregeld dat subsidie voor 90% van de geraamde kosten van een sober en doelmatig ontwerp van de maatregel wordt verleend (zie artikel 7:23 lid 2 van de genoemde wet). Dit geeft het belang en de onderbouwing voor het principe van voorcalculatie aan. 

2. Handelswijze bij afwijkingen

Aanvraag tot subsidieverlening wordt ingediend voordat de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd zijn afgerond. De regeling biedt ruimte om activiteiten uit te voeren voordat subsidie wordt aangevraagd in geval hiermee doelmatigheid van de aanpak vergroot wordt. In dat geval moeten -voordat de subsidie verleend is- afspraken gemaakt worden met de subsidieverlener over de activiteiten en kosten. Hierdoor kan voldaan worden aan het principe van voorcalculatie.

Het is moeilijk aan te geven waar de grens van afgeronde activiteiten ligt als voorafgaand hierover geen afspraken zijn gemaakt. Dit wordt per geval beoordeeld, waarbij de omvang van de activiteit relevant is en er sprake is een calculatie op basis van geraamde kosten als basis van de afspraken.

Als termijnen door de subsidieaanvrager niet gehaald worden dient dit vooraf middels een brief gemeld te worden door de subsidieaanvrager. In deze brief is opgenomen wat de oorzaak van de vertraging is, de gevolgen van de vertraging, welke beheersmaatregelen genomen zijn en welke herstelperiode nodig is. 

De programmadirectie geeft binnen een redelijke termijn een reactie en een bevestiging op de afwijking van de termijn of bepaalt daar een aangepaste termijn voor. De regeling is van de Minister, dus alle correspondentie moet dan ook aan de Minister gericht zijn en namens de Minister gedaan worden. 

Ook in geval er wel een indiening heeft plaatsgevonden maar deze niet voldoet aan de formele vereisten wordt de indiener binnen deze termijn schriftelijk hiervan op de hoogte gesteld en wordt de indiening niet in behandeling genomen.

Voor het geval van opschorten van de indiening is in XXXXXXX de werkwijze opgenomen. Indien een aanvraag niet compleet is of gebreken bevat wordt (nadat de indiener hiervan op de hoogte is gesteld) de formele reactietijd van de beoordelaar (programmadirectie) opgeschort totdat de gebreken opgelost zijn.

3. Handelswijze bij escalaties (minnelijk proces)

In geval er geen indiening plaatsvindt maar ook geen schriftelijke melding hiervan of er is sprake van onwenselijke uitloop dan:

• Stap 1 - stuurt de programmabegeleider een schriftelijk, formeel verzoek aan de projectmanager van het project om de omissie te herstellen met daarbij beschreven de vereisten voor indiening en de hersteltermijn. Hierin wordt ook aangegeven dat er naar de ambtelijke opdrachtgever gecommuniceerd wordt als niet voldaan wordt aan de vereisten. In alle gevallen blijft de indiener verantwoordelijk voor het naleven van de termijnen. Het niet ontvangen van een verzoek ontslaat de indiener niet van die plicht.
• Stap 2 - Na dit verzoek vindt nog een keer een verzoek plaats van de programmadirectie aan de ambtelijke opdrachtgever. 
• Stap 3 –Het derde verzoek wordt weer gedaan door de programmadirecteur, echter dit keer namens de Minister en gericht tot het bestuur van het waterschap.
• Stap 4 - Na het verlopen van de laatste termijn vindt er een escalatie plaats op directieniveau waarin verdere afspraken worden gemaakt over de indiening en een toelichting wordt gegeven over de mogelijke gevolgen (zie hieronder onderdeel 4).
• Stap 5 – Na escalatie op het ambtelijk niveau van de programmadirectie kan het verder gebracht worden naar het niveau van het programmabestuur waarbij de DG/RWS de bestuurder(s) van de subsidieaanvrager aanspreekt op het niet nakomen van afspraken.

4.   Wat er gebeurt bij blijvende gebreken (na escalatie)

Er wordt binnen de alliantie en door de programmadirectie altijd getracht bij escalaties er minnelijk uit te komen en omstandigheden mee te wegen in het oordeel en de afspraken. Er kan echter altijd een situatie ontstaan dat dit proces niet leidt het gewenste eindresultaat. De subsidieverlener kan  in die uitzonderlijke gevallen gebruik maken van een aantal instrumenten. 

• Stap 6 - Bij blijvende gebreken kan de programmadirectie volgens de Awb overgaan tot het intrekken van de subsidieverlening of het wijzigen ervan ten nadele van de subsidieontvanger. In artikel 4:48 van de Awb wordt deze mogelijkheid gegeven.

Uit artikel 4:44 lid 4 van de Awb volgt daarnaast dat bij blijvende gebreken de subsidie ambtshalve kan worden vastgesteld op basis van de ter beschikking staande gegevens. Ambtshalve wil in dit verband zeggen dat er een beslissing wordt genomen zonder dat er een (goedgekeurde) indiening ligt. Dit kan leiden tot: 

• het toepassen van een korting op het subsidiebedrag
• het uitsluiten van kostensoorten en/of activiteiten
• het in geheel terugvorderen van de uitgekeerde voorschotten

In de toelichting op de subsidieregeling wordt aangegeven dat bij het niet voldoen aan de verplichting om een aanvraag met een daarbij gevoegde eindverantwoording in te dienen, de consequentie kan zijn dat de subsidie lager uitvalt. Hier wordt verwezen naar de gronden (zie bijlage 1) zoals aangegeven in artikel 4:46 uit de Awb voor deze lagere vaststelling. Zie in de bijlage de volledige tekst van artikel 4:46 Awb. 

De hoogte van het in mindering te brengen bedrag is maatwerk die afhankelijk is van de specifieke omstandigheden waarin het project zich bevindt. Het besluit tot het opleggen van een maatregel is belegd bij de programmadirecteuren danwel bij de HID/RWS of DG/RWS en volgt hierbij het mandaatbesluit voor het aftekenen van beschikkingen. Hiervoor wordt gekozen om impactvolle kortingen op het juiste hiërarchische niveau te beleggen.

In geval van bijvoorbeeld het opleggen van een korting of het in zijn geheel inhouden van de subsidie, bestaat de mogelijkheid van bezwaar en beroep als de subsidieaanvrager het daar niet mee eens is.

5. Afwegingskader bij maatregelen

De programmadirectie heeft deze bevoegdheid voor het nemen van een maatregel dus zowel op grond van onze subsidieregeling (de toelichting is daar een onderdeel van) als de Awb. Wel zijn er een aantal overwegingen in acht te nemen:

• Zo staat in de toelichting dat voor de toepassing van deze bevoegdheid de maatstaven van redelijkheid en billijkheid geldig zijn. 
• Een lagere vaststelling kan alleen als de subsidieontvanger al (meermalen) is verzocht een aanvraag met een daarbij gevoegde eindverantwoording over de behaalde resultaten, in te dienen. Dit is beschreven bij onderdeel 3, het escalatieproces. 
• Het is tevens relevant dat er een afweging moet worden gemaakt tussen het belang van handhaving van de verplichting en de gevolgen van de verlaging voor de ontvanger. Het belang van handhaving van de verplichting kan bijv. zwaarder wegen in verband met een doelmatige uitvoering van de regeling of in verband met het tegengaan van misbruik of oneigenlijk gebruik. Voorbeelden van die belangen zijn:
  • Veiligheidsopgave vraagt om een snelle uitvoering;
  • De kosten om te voldoen aan de regeling zijn hoger dan de opbrengsten zoals risicobeheersing;
  • De invloed van het besluit op het imago van het dijkversterkingsprogramma
  • De Invloed van het besluit op andere dijkversterkingsprojecten.
• Daarbij zijn tevens de ernst van de tekortkoming en de mate waarin deze aan de subsidieontvanger kan worden verweten van belang.
• Hoe is de programmadirectie meegenomen in het proces dat heeft geleid tot de afwijking.

6. Overig handreikingen voorschotverlening

Indien de aanvraag tot voorschotverlening niet tijdig wordt gedaan, dan kan er niet worden overgegaan tot betaling van het voorschot. 
Voor wat betreft het niet tijdig indienen van de jaarlijkse financiële verantwoording bij innovatie projecten, zegt de subsidieregeling expliciet dat in dat geval de voorschotaanvraag niet in behandeling wordt genomen (zie artikel 20c). Ingeval er geen sprake is van een voorschotaanvraag, kan je terugvallen op de algemene maatregelen zoals hierboven aangegeven bij punt 4.